Il Flow chart è la rappresentazione grafica, di un processo aziendale, che permette di identificare, l’intero ciclo di un processo o servizio.
Redigere un diagramma di flusso dei processi, è miglior modo per visualizzare, ed avere una base di analisi rappresentativa.
Analisi da utilizzare durante la pianificazione o revisione di un sistema, attività, sviluppo di nuovo processo, servizio, o di un prodotto.
Come creare un flow chart?
Quando cerchiamo semplicità e chiarezza, non possiamo diventare troppo complicati. A volte troviamo diagrammi di questo tipo che invece di chiarire confondono. Pertanto, è conveniente prendere in considerazione alcune raccomandazioni di base:
- Pianificare. Tutto parte di un piano. Pertanto, per creare un’immagine di un processo dobbiamo essere chiari sui passi che verranno presi. Deve essere il più dettagliato possibile e meglio se è scritto.
- Scegliere. Una volta che abbiamo chiaro dove vogliamo andare, dobbiamo scegliere il percorso. Per fare questo, decidiamo come lo rappresenteremo, con quali colori, forme o design. Perché non dovrebbe essere solo semplice, è anche importante che sia attraente per gli occhi.
- Correre. Questo passaggio è, forse, il più rilevante. Dobbiamo crearlo e farlo con la logica. L’esempio che vedremo alla fine è un caso semplice, ma i processi reali possono essere molto complicati.
- Controlla e migliora. Come ogni cosa nella vita, anche un diagramma di flusso può essere migliorato. Pertanto, prima di pubblicarlo in azienda, si consiglia di ascoltare secondi e terzi pareri. Inoltre, una volta avviato, bisognerà sicuramente apportare dei miglioramenti.
Quali sono i vantaggi del Flow chart?
Ci sono una serie di vantaggi in questo tipo di diagramma, che sono i seguenti:
- Prima di tutto, semplicità. In una singola immagine avremo abbastanza informazioni per sapere cosa dobbiamo fare e prendere decisioni al riguardo.
- In secondo luogo, ci consente di conoscere quei punti in cui può esistere un problema e possiamo apportare i miglioramenti corrispondenti a posteriori e implementarli.
- Terzo, facilita le relazioni personali tra le persone coinvolte. Per questo nel lavoro di squadra (compresi quelli virtuali) è estremamente utile. Ciascuna parte è chiara sulla sua parte nel processo.
- Quarto e ultimo, questo modo di rappresentare i processi rende facile la comprensione dei diversi protocolli implementati in azienda.
Se vuoi approfondire questo argomento con uno dei nostri esperti e godere di questi vantaggi clicca qui sotto e
Flow chart di lavoro
I flow chart di lavoro sono utili strumenti visivi che le aziende utilizzano per semplificare e mappare i processi e i flussi di lavoro.
Sono simili ai diagrammi di flusso in quanto si basano su stimoli visivi per migliorare la comprensione di un processo che l’azienda ritiene essenziale.
Poiché gli esseri umani apprendono principalmente in modo visivo, la possibilità di guardare la mappa di un processo o la sequenza di un flusso di lavoro crea una migliore comprensione. Un flow chart di lavoro mostra le fasi di un processo e suddivide operazioni complesse in sezioni più digeribili.
Sono utili per le aziende e i manager che vogliono capire i diversi attori di un processo aziendale e le fasi che le persone devono compiere per completare un processo.
Simboli comuni del diagramma flusso di lavoro
Esistono simboli standardizzati comunemente utilizzati nei diagrammi di flusso di lavoro, proprio come nei diagrammi di flusso.
È utile comprendere i simboli convenzionali utilizzati nei diagrammi di flusso di lavoro per poterli applicare in modo coerente.
In questo modo, potrai leggere facilmente i diagrammi di flusso del lavoro creati dagli altri membri del team.
Ecco alcuni simboli comuni dei flow chart di lavoro:
- Ovali. Gli ovali rappresentano i punti di inizio e fine di un particolare flusso di lavoro o processo.
- Rettangoli. Il simbolo del rettangolo nel diagramma flusso di lavoro di solito indica le istruzioni all’interno della sequenza.
- Diamanti. I diamanti rappresentano le decisioni che devono essere prese all’interno di un processo. Queste decisioni si dividono solitamente in due rami/percorsi alternativi.
- Cerchi. I cerchi sono meno comuni, poiché non tutti i diagrammi di flusso di lavoro li includono. Tuttavia, vengono applicati in modo coerente per rappresentare un salto nelle azioni o per indicare i passaggi da bypassare.
- Frecce e linee connettive. Le frecce e le linee di collegamento indicano la direzione in cui si muove la sequenza. I simboli e le forme sopra menzionati si basano tutti su frecce e connettori come dipendenza all’interno del diagramma.
Perché i flow chart di lavoro sono importanti?
I diagrammi flusso di lavoro sono diventati sempre più popolari nel mondo professionale e sono stati implementati in vari settori per aiutare a documentare e chiarire i processi. In che modo un diagramma flusso di lavoro può aiutare te e il tuo team?
Ecco alcuni vantaggi della creazione e dell’implementazione dei diagrammi di flusso di lavoro:
Ottieni una visione panoramica dei processi
La maggior parte degli esseri umani impara in modo visivo, soprattutto quando si tratta di argomenti astratti e complessi che non sono facilmente definibili a parole. La bellezza di un diagramma flusso di lavoro sta nella sua semplicità.
La mappatura di un intero processo in un’unica pagina, utilizzando forme, colori e simboli, facilita la comprensione di operazioni e processi complicati.
Maggiore efficienza
I diagrammi di flusso di lavoro assicurano che tutti i membri di un team comprendano i passi da compiere all’interno della sequenza.
Questo aiuta tutti a capire i ruoli che devono svolgere e l’importanza dei loro ruoli nel completamento di un’operazione. Questo tipo di comprensione del “quadro generale” migliora l’efficienza e aiuta i membri del team a completare i processi più velocemente.
Migliore comunicazione
Uno dei luoghi più utili per utilizzare un diagramma di flusso di lavoro è quello dei progetti in cui è necessario comprendere e comunicare processi importanti.
I flow chart diventano una parte della documentazione che garantisce la trasparenza e la comunicazione all’interno del team.
Semplificare un’operazione complessa con simboli, forme e definizioni è anche un modo efficace per comunicare qualcosa che altrimenti sarebbe difficile da discutere a voce.
Vedere i responsabili delle attività
Un diagramma aiuta a visualizzare il processo del flusso di lavoro dall’alto verso il basso. Dopo aver analizzato un diagramma flusso di lavoro, tutti sapranno chi svolge quale ruolo.
Questo favorisce la responsabilizzazione e la comprensione di come ogni membro del team si inserisce nel quadro generale.
Identificare i colli di bottiglia e i modi di migliorare i processi aziendali
Così come un diagramma del flusso di lavoro può essere usato per tracciare i progressi, allo stesso modo può essere usato per capire dove i progressi si interrompono.
Visualizzare la sequenza delle fasi e gli attori che spingono il processo aiuta anche a identificare in quale fase della sequenza il processo rallenta inutilmente o si interrompe del tutto. Ciò consente di migliorare i processi, aumentando la produttività e l’efficienza dell’azienda. Fonte: Miro
Flow chart e mappatura dei processi aziendali
La mappatura dei processi aziendali si riferisce all’esercizio di analizzare e documentare un processo che viene eseguito all’interno della vostra organizzazione.
La mappatura potrebbe concentrarsi su una visione di alto livello delle principali parti in movimento, o descrivere i dettagli minuziosi di un flusso di lavoro specifico.
Il risultato di un’attività di mappatura dei processi è un flow chart può giocare un ruolo nell’ottimizzazione e nella comunicazione di qualsiasi processo interno, specialmente per processi complessi, che cambiano spesso, o che coinvolgono diverse persone.
Alcuni esempi includono:
- Allineare un’organizzazione su nuove direzioni strategiche
- Formazione dei dipendenti su processi complessi per garantire la conformità e l’accuratezza
- Onboarding dei nuovi dipendenti
- Pianificazione dei flussi di lavoro per i nuovi progetti
- Ottimizzare i flussi di lavoro esistenti e ridurre la ridondanza
I diagrammi di processo hanno anche un posto nel miglioramento della comunicazione esterna.
Possono essere usati per fornire una panoramica dei vostri servizi ai potenziali clienti, aiutare a guidare i clienti attraverso un sistema complesso e rendere le informazioni tecniche più accessibili al pubblico non tecnico.
Questo flow chart del processo aziendale delinea i passi che devono essere seguiti durante la consulenza ai dipendenti.
Flowchart della gestione dei processi HR
La documentazione dei processi è parte integrante della professione HR. Per responsabilità come la conformità, le assunzioni e i licenziamenti, i processi devono essere seguiti.
La documentazione dei processi può aiutare i professionisti delle risorse umane:
- Comunicare le politiche e i processi aziendali in tutta l’organizzazione
- Imbarcare i dipendenti in modo rapido ed efficiente
- Garantire un processo di assunzione equo e coerente
- Rafforzare l’apprendimento per la formazione dei dipendenti e lo sviluppo delle competenze
I flow chart possono anche aiutare durante il processo di assunzione per assicurarsi che l’assunzione sia equa e coerente.
Un professionista delle risorse umane potrebbe documentare processi separati per prima, durante e dopo l’intervista del candidato, o fornire tutto in un unico riassunto grazie appunto alla realizzazione di un flow chart.
Dopo aver visto come il flow chart migliora i processi aziendali infine andiamo a vedere gli step importanti per ottimizzarli.
Come ottimizzare i processi aziendali
Per ottimizzare i processi aziendali bisogna effettuare un’analisi approfondita di attività e procedure, innescare un miglioramento costante, integrare piattaforme, migliorare il controllo di gestione con uno specifico software.
Questa strategia viene affrontata eliminando attività e compiti duplicati, razionalizzando flussi di lavoro, migliorando la comunicazione tra aree, rendendo la struttura più snella e pronta al cambiamento. Scopriamo dunque più nel dettaglio come arrivare a un’adeguata ottimizzazione dei processi aziendali.
Analizzare attività e procedure
Come detto, migliorare i processi aziendali significa avere un quadro ben chiaro, definito e dettagliato di ogni singola attività.
Un’analisi delle procedure è dunque fondamentale per individuare le aree che possono essere oggetto di cambiamenti per ottenere maggiore efficacia ed efficienza nell’impiego delle risorse.
Un monitoraggio di particolari funzioni aziendali, accompagnato anche da un piccolo bilancio di funzionamento, può rivelarsi strumento prezioso per far emergere margini positivi o negativi e nello stesso tempo verificare l’andamento delle attività rispetto a budget inizialmente stabiliti.
Introdurre un processo di miglioramento costante
Ottimizzare i processi aziendali di un’azienda vuol dire sviluppare la capacità di riprogettare più facilmente tutte le attività, aumentando l’efficacia e l’efficienza dell’intero sistema, e arrivare a un costante processo di miglioramento.
Per ottimizzare molteplici processi aziendali è utile avere sotto controllo tutti i dati e le analisi che li descrivono.
L’integrazione di tutte le piattaforme aziendali è fondamentale per la costruzione un sistema interno di valutazione che dia una visione chiara dell’andamento dell’azienda, di osservare tutti i centri di costi, di ricavo o di profitto, e tutti gli indicatori, di efficacia e di efficienza.
Migliorare il controllo di gestione
Quarto punto. Anche migliorare il controllo di gestione può aiutare l’ottimizzazione dei processi, perché consente di raccogliere informazioni per l’analisi dei dati e di elaborarli in un report finale personalizzato e facilmente comprensibile.
Tra i maggiori vantaggi di un controllo di gestione ottimale c’è proprio la realizzazione di report che evidenziano il rapporto tra obiettivi prefissati e risultati conseguiti e quello tra risorse impiegate e risultati. Questo può favorire ad esempio la distribuzione di premi di produttività.
Conclusione
L’utilizzo del flow chart e l’ottimizzazione dei processi aziendali sono strumenti fondamentali per la crescita della tua azienda. Se vuoi capire come implementarli all’interno della tua azienda grazie al supporto di un team di esperti, lascia i tuoi dati qui sotto e prenota la tua consulenza gratuita.
Grazie ai nostri strumenti innovativi, creeremo un percorso su misura per la tua azienda, per renderla smart, efficiente e competitiva, ottimizzando la crescita del tuo business
