Gestione finanziaria aziendale: cos’è e come ottimizzarla

La gestione finanziaria aziendale è l’insieme delle operazioni e decisioni finalizzate a reperire e utilizzare i capitali necessari per far funzionare un’attività.

Questo tipo di gestione racchiude dunque le operazioni aziendali che per funzionare correttamente hanno bisogno di risorse economiche.

Pensa ad esempio al pagamento degli stipendi dei tuoi dipendenti, all’acquisto di macchinari e attrezzature, oppure alle bollette e agli affitti… sono solo alcuni degli aspetti che, senza denaro, non possono funzionare.

Il primo grande ostacolo che ogni imprenditore deve affrontare riguarda la ricerca continua di liquidità aziendale per sostenere la propria attività.

A questo si aggiunge un momento di profonda crisi come un amplificatore di problematiche già esistenti del sistema imprenditoriale italiano.

Molte aziende di diversi settori, a causa del blocco generalizzato del mercato, hanno evidenziato, nei vari ambiti della loro struttura, difficoltà che probabilmente erano già insite al loro interno.

La componente finanziaria è tra le più delicate e pericolose.

Non voglio assolutamente generalizzare ma, essendo una problematica molto diffusa, l’approfondimento del problema ha evidenziato che le cause che portano ad un rischio di defoult all’interno di un’azienda sono diverse:

Eccessiva esposizione bancaria.
Investimenti sproporzionati rispetto alla reale forza.
Mancata gestione evoluta del cash flow.
Scarsa capitalizzazione.
Impegni finanziati nel breve, medio e lungo termine non correttamente valutati e mixati tra di loro
Eccessivi mancati pagamenti da parte dei clienti che hanno innescato una reazione a catena di insoluti.
Sproporzionate garanzie offerte per ottenere liquidità che oggi espongono a rischi elevati non solo l’azienda, ma anche il patrimonio personale dei soci.

Indice dei contenuti

Quali sono le cause di una gestione finanziaria aziendale così rischiosa?

Una mancata focalizzazione nell’ambito finanziario aziendale da parte degli imprenditori che solitamente sono più orientati ad approfondire temi legati alla produzione e al reparto commerciale. Questo li porta troppo spesso ad aderire ciecamente ai meccanismi di sostegno finanziario proposti dagli istituti di credito.
Una scarsa competenza nei processi finanziari e nelle regole gestionali.
La tendenza a “svuotare le proprie aziende” rendendole scarsamente patrimonializzate. Devi sapere che negli anni ’90 le grandi famiglie industriali italiane innescarono questo vizioso modello di business che tendeva a utilizzare le aziende come uno strumento di business che introitava economicità con l’unico scopo di riempire le tasche dei proprietari, lasciando di fatto il contenitore (azienda) sempre vuoto e in balia di rischi incredibili che, una volta trasformatisi in difficoltà reale, coinvolgevano tutto l’indotto e ovviamente anche lo Stato in salvataggi assurdi e anti economici.

Forse, come spesso accade, proprio questo modello di business dei grandi gruppi ha fatto scuola anche nei medi e piccoli imprenditori.

Quegli imprenditori che, ancora oggi, utilizzano le loro aziende non per fare impresa, ma per arricchirsi a discapito dell’azienda stessa.

Spesso lo fanno non calcolando i reali rischi, non coprendosi adeguatamente e finendo quindi in una situazione di default, anche personale.

Come possiamo evitare questi rischi e fare in modo che questo non accada?

Dobbiamo partire prima di tutto dal fatto che fare imprenditoria non significa avere un’azienda, significa generare ricchezza non per sé, ma per l’azienda stessa.

Significa saper dire no. Vuol dire saper scegliere, anche quando questo comporta il rifiuto di un ordine importante ma non sufficientemente redditizio. Significa avere la responsabilità dei propri uomini e delle loro famiglie.

Fare l’imprenditore è, dopo il genitore, il lavoro più complicato da fare, ma come per un papà e una mamma, è qualcosa di magnificamente soddisfacente. Prima delle modalità correttive e virtuose da inserire nella gestione finanziaria della vostra azienda, per me era fondamentale trasmettervi la sensazione di equilibrio che dovete ricercare. Come si fa? Attraverso l’utilizzo di regole di base ma mettere in atto.

Come ottimizzare la gestione finanziaria aziendale

Una corretta gestione finanziaria è fondamentale per ogni attività, sia in fase di avvio sia in fase di gestione corrente, che l’azienda goda di buona salute o che sia in sofferenza finanziaria serve un controllo efficiente ed efficace. Esistono delle regole di base da applicare per una corretta gestione.

Obbiettivi finanziari chiari e definiti.

La programmazione finanziaria non è solo compito di chi gestisce a livello operativo il denaro, ma parte molto prima. La Direzione aziendale deve rispondere alla domanda: quali sono gli obbiettivi nel breve medio periodo rispetto ai flussi di cassa?

Questo dipende dalla strategia in corso: mantenimento, ristrutturazione, ampliamento, miglioramento processi produttivi, ecc.

Responsabilità e lavoro in team

La Direzione deve poi assegnare la responsabilità di gestione e supervisione di ogni fase del processo a chi ne ha le competenze all’interno dell’azienda. Una volta definiti i responsabili delle varie fasi del processo è necessario identificare anche tutte le altre figure che dovranno essere coinvolte per lo sviluppo del progetto stesso.

Al Team va quindi comunicato in modo chiaro ed esaustivo:

quali sono gli obbiettivi dell’azienda (preservare uno stock di liquidità, migliorare la gestione dei fidi bancari, ottimizzare la gestione finanziari per l’approvvigionamento e la gestione del magazzino, ecc)
quali sono i motivi del loro coinvolgimento (know how, capacità particolari, conoscenza del prodotto/processo, ecc)
in che modo ciascun membro del gruppo può partecipare al raggiungimento dell’obbiettivo (ottimizzazione tempi di produzione, parti di prodotto o processo, ecc.)

Ora che i ruoli sono stati definivi il passo successivo è fare la diagnosi della situazione attuale dell’azienda con lo scopo di rilevare punti forti e criticità della stessa.

Andranno quindi verificati:
procedute interne
carichi di lavoro delle risorse
strumenti (informatici e non) utilizzati
documentazione e reportistica

L’obbiettivo è di avere ben chiara la posizione di partenza, per poter ridisegnare i processi al fine di ottenere la situazione desiderata.

Il gruppo è formato, abbiamo la situazione di partenza e il nostro obbiettivo è chiaro e definito. Come arrivarci? Con l’innovazione apportando le migliorie alle criticità rilevate.

Il flusso di informazioni dovrà passare attraverso la redazione di reportistica contenente almeno:

situazione con cassa e banca
crediti in essere ed incassi previsti
situazione debiti e scadenze pagamenti
un report su entrate e uscite di cassa nel breve/medio periodo

La reportistica ha un unico importante obbiettivo “fornire le informazioni corrette, nei tempi corretti, ai destinatari corretti”.

È importante che i dati di partenza siano corretti, se non si è certi dei dati il primo passo è certificarne la veridicità con un controllo sullo storico.

Step fondamentale: redazione del Budget Finanziario

Ogni azienda dovrebbe strutturare un budget finanziario annuale diviso almeno in trimestri, meglio ancora se mensile. Per la sua redazione tutti i responsabili dei vari reparti dovrebbero essere coinvolti per la parte di competenza.

Il responsabile amministrativo ha la funzione di revisione e assemblaggio del budget finale nel quale saranno riportati i seguenti budget:

vendite: derivante da una previsione rispetto al mercato, area, clientela, andamento storico ecc.)
costi diretti variabili e non in linea con il budget delle vendite
budget di tutti i costi caratteristici fissi e variabili.

Una volta assemblato il budget si passa dal piano economico a quello finanziario applicando iva, tempi di pagamento e incasso sia di acquisti e vendite sia di tutte le uscite derivanti da piani di finanziamento, fitti, leasing ecc.

Con la redazione del budget si chiude il ciclo della procedura da attivare per impostare una corretta gestione finanziaria.

Ma l’impegno più importante è quello richiesto nel produrre e verificare costantemente la reportistica. Solo il monitoraggio costante dei report mensili a consuntivo confrontati con il budget potrà dirci se stiamo effettivamente raggiungendo l’obbiettivo predefinito.

Gestione finanziaria aziendale: perché e così efficace

I principali motivi per cui è essenziale una gestione finanziaria efficace sono:

Pieno controllo dei flussi di cassa. Per tenere traccia facilmente dei movimenti del conto, e soprattutto delle spese che vengono effettuate da diverse persone in azienda, Questo offre numerose funzionalità: lista movimenti illimitata, dashboard sintetica per avere in pochi istanti una visione chiara dei flussi di cassa.
Semplificazione dei processi interni. La gestione di pagamenti e spese aziendali è strettamente legata alla definizione di precisi processi interni come, ad esempio, la raccolta delle note spese che risultano spesso lunghi e macchinosi. Questo permette di eliminare le note spese assegnando carte con limiti di spesa e prelievo personalizzabili a ogni dipendente che deve effettuare pagamenti e che non dovrà fare altro che fotografare ricevute e scontrini per allegarli alle transazioni direttamente sull’app.
Autonomia dei singoli collaboratori e dipendenti. Il segreto di una gestione finanziaria efficace è la collaborazione, che permette di ridistribuire i “compiti”, dando maggiore autonomia ai singoli dipendenti.

E per finire…..eccoti 6 consigli utili per una corretta gestione finanziaria aziendale!

Assicurati sempre di possedere la liquidità necessaria per gli investimenti. Gli investimenti permettono all’azienda di crescere e migliorarsi. In particolare, però, è altrettanto importante capire come e quando effettuarli. Bisogna prima valutare da che base economica si parte: con una liquidità limitata, il tuo business faticherà a decollare.
Ricordati sempre che crediti certi e debiti certi, la cui esistenza non dev’essere mai messa in discussione.
Tieni sotto controllo il circolante
Mantieni il magazzino sempre in ordine con le giacenze
Assicurati che i tempi dei pagamenti siano definiti e rispettati
Effettua un’analisi del cliente prima di ufficializzare ogni rapporto

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