Il ciclo di un progetto è composto da cinque fasi principali attraverso le quali, il Project Manager e il suo Team cercano di raggiungere gli obiettivi che il progetto stesso si pone.
Le cinque fasi che scandiscono la vita del progetto sono:
- avvio progetto;
- pianificazione,
- esecuzione/implementazione
- controllo e monitoraggio
- chiusura progetto.
Si definisce ciclo di un progetto” l’insieme delle macro-fasi che contraddistinguono ogni progetto. Ogni fase prevede delle attività specifiche.
Alla conclusione di ogni fase normalmente si procede con una sorta di controllo su ciò che è stato prodotto.
Tutte fasi che andremo ad analizzare in questo articolo e che, insieme, costituiscono il cosiddetto ciclo di un progetto.
Ovviamente quelle citate sono solo le fasi principali del progetto, ovvero la base di partenza per una ulteriore suddivisione dello stesso in ulteriori sottofasi, attività e task, sempre più basici e dettagliati, necessari allo svolgimento ed all’assegnazione del lavoro fra le risorse.
Per ogni fase o attività del ciclo di vita, il project manager deve avere due cose chiare in mente:
- Gli obiettivi di ogni fase di progetto: sulla base dei vincoli aziendali che spaziano dalla qualità alle tempistiche ed ai costi;
- i prodotti: ogni attività deve dare frutto a risultati che possono essere beni tangibili oppure una documentazione oppure servizi specifici.
Prima di parlare delle fasi del ciclo del progetto andiamo a definire la figura strategica di riferimento.
Chi è il Project Manager?
Il project manager è una figura di importanza strategica per il raggiungimento degli obiettivi di un’azienda. Il project management è nato allo scopo di pianificare, coordinare e controllare le articolate attività dei moderni progetti industriali e commerciali.
La certezza di base e comune a tutti i progetti è la seguente: proiettare idee e attività in nuove iniziative di successo.
Il vero Project Manager, il RUP (Responsabile Unico del Procedimento) si distingue dalla massa degli esperti perché non solo fa il progetto, ma ha la consapevolezza di quello che sta facendo. Lo sa misurare, lo sa documentare, lo sa insegnare a chi lavora con lui, con l’esempio, il rigore ed il rispetto delle regole della organizzazione in cui opera.
Il RUP e tutto il personale di progetto devono sviluppare competenze nei principi, nei processi e nelle pratiche di Project Management per realizzare i deliverable, gli output e gli outcome che consentono di conseguire gli obiettivi intermedi e finali di progetto e ottenere i benefici per l’organizzazione sponsor.
Ogni team di progetto ha quindi la necessità di avere personale competente che sia in grado di applicare le proprie conoscenze, abilità e capacità, essenzialmente le competenze, al progetto.
Ora andiamo a vedere come si sviluppa un progetto.
Ciclo di un progetto: la fase di avvio
Durante questa prima fase viene identificato l’obiettivo, o il “bisogno” del progetto; questo può essere, ad esempio, la risoluzione di un problema aziendale o l’analisi e creazione in concreto di un’opportunità.
Una risposta appropriata all’esigenza può essere documentata in un business case con le opzioni di soluzione raccomandate.
Viene condotto quindi uno studio di fattibilità per verificare se ciascuna opzione è in linea all’obiettivo e viene determinata una soluzione finale.
Lo studio di fattibilità si pone domande sulla realizzabilità del progetto. Domande come “possiamo svolgere il progetto? Abbiamo le risorse per farlo?”.
Inoltre, si effettua anche una fase di studio di giustificazione del progetto, rispondendo per esempio alla domanda “è necessario il progetto per questo obiettivo?”.
Una volta svolte queste analisi e considerato il progetto fattibile e necessario, questo viene ufficialmente fatto partire e, nel caso in cui non sia stato già individuato, viene nominato un project manager.
Successivamente viene identificato e coinvolto il team di progetto che inizia così a prendere forma.
Secondo step: Pianificazione
Una volta che il progetto è stato avviato, occorre pianificarlo nei minimi dettagli. Delle 5 fasi di un progetto, la pianificazione è forse la più sottovalutata.
In questo processo sono previste attività che riguardano:
- definizione di un piano di costi dettagliato: quanto si prevede di spendere? Ci sono tutti i presupposti per guadagnare?
- organizzazione di tutte le risorse coinvolte: chi fa che cosa?
- messa a punto di un’oculata strategia, prestando attenzione ai rischi: in quest’attività, è bene che si tenga conto sia dei rischi connessi allo scenario economico che del ruolo della concorrenza, oggi agguerrita come non mai. Entrambi costituiscono una seria minaccia circa l’esito positivo del progetto. Nello specifico, trattasi del risk management e, da valido manager, devi saper gestire al meglio il rischio. Come? Identificando i problemi, meglio se in modo proattivo, e le azioni da intraprendere per risolverli o, quanto meno, per evitarli o ancora per diminuirne l’impatto effettivo.
- coordinazione degli stakeholder: per l’attività in oggetto, diventa imprescindibile il piano di comunicazione, dove presenterai nella maniera più chiara e sintetica tutte le informazioni rilevanti, affinché tutti i protagonisti del progetto risultino informati in modo chiaro.
In questa fase, entrano in gioco alcuni documenti di cruciale rilevanza, come ad esempio il diagramma di Gantt e la Work Breakdown Structure.
Ciclo di un progetto: La fase di esecuzione
Durante la terza fase, quella dell’implementazione, il piano del progetto si mette in moto e si esegue il lavoro in concreto, seguendo gli step strutturati nella fase di pianificazione.
Il progresso e l’avanzamento viene continuamente monitorato e vengono apportate le opportune modifiche e documentate come variazioni rispetto al piano originale.
Di qualsiasi progetto si parli, un project manager trascorre solitamente la maggior parte del tempo in questa fase.
Durante l’esecuzione del progetto, le persone svolgono i loro compiti si scambiano informazioni sullo stato di avanzamento attraverso regolari team meeting, le così dette riunioni di stato avanzamento lavori.
Il Project Manager utilizza queste informazioni per mantenere il controllo sulla direzione del progetto confrontando i report di avanzamento con il piano di progetto per misurare le prestazioni delle attività e intraprendere azioni correttive se necessarie.
La strategia principale dovrebbe sempre essere quella di riportare il progetto al suo corso originale, cioè come da piano di progetto redatto nella fase precedente.
Se questo non fosse possibile, le variazioni dal piano originale dovrebbero essere registrate ed il piano modificato deve essere ufficializzato.
Durante questo passaggio, gli sponsor del progetto e tutti gli altri stakeholder dovrebbero essere regolarmente informati sullo stato di avanzamento dei lavori. Ogni risultato prodotto dovrebbe essere analizzato e accettato.
Una volta prodotti i risultati dei vari step ed il cliente ha accettato la soluzione finale, il progetto è pronto per la chiusura.
Ciclo del Progetto: monitoraggio e controllo
Monitorare un progetto vuol dire verificare costantemente come prosegue. A fronte di scostamenti da quanto pianificato, urgono dei correttivi? La tempestiva attuazione delle modifiche permette di fronteggiare al meglio eventi inaspettati.
Per controllo, invece, s’intende verificare che l’esecuzione coincida con la baseline definita in fase di pianificazione. Il controllo si effettua grazie l’aiuto delle metriche di progetto.
Chiusura del Progetto
L’ultima delle 5 fasi project management non poteva che essere la chiusura del progetto. Nello step conclusivo, è opportuno procedere alla consegna definitiva del prodotto o servizio prodotto.
Durante questa fase di chiusura, o di completamento, l’accento è posto:
- sui risultati finali;
- sulla consegna della documentazione di progetto;
- sulla risoluzione dei contratti dei fornitori;
- sul rilascio delle risorse del progetto;
- sulla comunicazione della chiusura del progetto a tutti i soggetti interessati.
L’ultimo passo che rimane è di condurre un’analisi in merito a cosa è andato bene e cosa no. Attraverso questo tipo di analisi si guadagna esperienza e conoscenza, fattori che andranno ad aiutare il project manager, ed il team in generale, per futuri progetti.
La chiusura del progetto, sulla stessa falsariga di quanto si verifica per le fasi di avvio e di pianificazione, risulta una tappa spesso troppo sottovalutata.
Le realtà imprenditoriali, purtroppo, danno importanza il più delle volte a sapere solo ed esclusivamente se il progetto è un successo oppure un buco nell’acqua. In realtà, sarebbe opportuno riuscire ad eseguire al meglio il progetto, sulla base dei dettami stabiliti in fase di pianificazione. Più ci si è attenuti al piano originario, più le risorse coinvolte avranno lavorato al meglio.
Quindi, lo step conclusivo del progetto è più che mai determinante, perché bisogna riportare in sintesi eventuali problemi così come i possibili inconvenienti, insieme, naturalmente, a tutte i cambiamenti che sono stati implementati.
Ed è solo a questo punto che è possibile iniziare a fare tutte le valutazioni del caso, per migliorarne lo sviluppo in futuro.
Quanto è importante il ciclo di un progetto?
Le 5 fasi di un progetto sono fondamentali da conoscere per guidarlo in modo efficace. È bene però specificare che ogni progetto ha particolarità e caratteristiche differenti. Per questo motivo ogni progetto può essere pianificato considerando fasi diverse da quelle descritte. Non esiste infatti un ciclo di vita ritenuto in assoluto migliore per tutti.
In questo articolo però, hai avuto modo di approfondire le 5 fasi di un progetto che se ripetutamente effettuate possono fornire al capo progetto il supporto necessario per svolgere al meglio la propria attività di conduzione del progetto.
E tu? Hai nella tua azienda dei progetti da realizzare e non sai da che parte iniziare? Mi auguro che questo articolo ti abbia fatto un po’ da guida ma se vuoi affidarti ad un team di esperti in materia anche in merito a progetti Europei clicca qui e prenota la tua consulenza gratuita!
Dopo un primo confronto e un’analisi di quello che vuoi realizzare e sviluppare costruiremo un percorso cucito a misura del tuo progetto con l’opportunità di richiedere dei finanziamenti a supporto.
