Il controllo di gestione all’interno di un impresa è un processo molto importante che consente all’azienda di risparmiare sui costi.
Non solo! In un’ottica di crescita dell’azienda ti permette di fare un analisi approfondita sulle dinamiche economiche.
Ci sono però imprenditori ancora estranei alla disciplina del controllo di gestione che al giorno d’oggi rientrano in una cerchia più ristretta rispetto al passato ma pur sempre elevata rispetto alla complessità riscontrata nel mercato attuale.
Imprenditori che spesso riconoscono l’esistenza di un problema in azienda solo quando questo si palesa chiaramente nel bilancio o nei risultati evidenziati dal commercialista.
A volte gli imprenditori che intuiscono la nascita di un problema sembrano rifiutare un aggravamento della situazione in un futuro o addirittura il suo manifestarsi e questo atteggiamento può provocare pericolose conseguenze negative sullo svolgimento delle attività aziendali.
Uno dei mezzi ritenuti più adeguati per affrontare le difficoltà dovute al calo delle vendite è proprio l’incremento della forza vendita e/o della comunicazione esterna (pubblicità, fiere commerciali, eventi), spesso accostate ad una politica di sconti per incoraggiare la vendita.
Tali deliberazioni rischiano addirittura di peggiorare la situazione aziendale facendo andare in perdita il già risicato utile prodotto, se non supportate da un adeguato sistema di controllo di gestione che permetta ai manager di basare le proprie politiche (quali esse siano) su oggettivi dati contabili.
Cos’è esattamente il controllo di gestione?
Nello specifico il controllo di gestione è appunto un processo di raccolta, analisi e diffusione di informazioni utili per dirigere al meglio qualsiasi azienda. Un processo che individua i reparti che hanno aiutato al raggiungimento degli obiettivi, previene le criticità e pianifica gli interventi correttivi.
Un manager o un imprenditore che dirige un’azienda e vuole farlo in modo ottimale per capire se sta seguendo la giusta direzione dovrebbe porsi le seguenti domande:
- Quali sono i numeri che rappresentano la nostra azienda dal punto di vista reddituale, patrimoniale, finanziario, produttivo?
- Quali obiettivi vogliamo conseguire nel breve, nel medio e nel lungo periodo? Ciò sara possibile attraverso dei forecast delle vendite, fissando dei budget per la produzione, realizzando piani di sviluppo
- Quali azioni dobbiamo attuare per conseguire gli obiettivi che ci siamo dati?
- Le scelte e le azioni compiute sono state efficaci ed efficienti? Verificare l’efficacia del vostro operato vuol dire verificare lo scostamento fra il risultato ottenuto e quello desiderato.
Per avere un controllo di gestione ottimale è importante dunque raccogliere di nuovo i dati riguardanti reddito, patrimonio, finanze.
Si misurerà l’efficacia di quanto abbiamo fatto, analizzando gli scostamenti fra i dati preventivi e quelli consuntivi.
Successivamente verrà misurata l’efficacia delle attività realizzate attraverso indici di rendimento produttivo o economico come costo orario, produttività, incidenza della vendite e rotazione delle scorte.
Grazie a questo processo avrai l’opportunità di strutturare delle attività di pianificazione e di controllo.
Controllo di gestione e attività di pianificazione
Grazie a questo processo e alle attività di pianificazione potrai:
- Determinare il costo di produzione dei beni o servizi, il calcolo dei prezzi e dei margini.
- Individuare i settori in perdita nel risultato complessivo aziendale avvertendo la direzione sulle attività su cui intervenire.
- Confrontare risultati a consuntivo e risultati preventivati a budget, e quindi ricercare le cause degli scostamenti.
- Evidenziare le responsabilità nelle singole aree.
- Informare per scegliere fra incremento della capacità produttiva interna e il ricorso a risorse esterne vale a dire la tipica analisi di make or buy
Altra cosa molto importante da considerare per gestire al meglio la tua aziende è che il controllo di gestione può essere preventivo, consuntivo al passato e consuntivo al futuro.
Controllo di gestione preventivo perché avviene prima che si verifichi l’evento; questo consente un controllo di pianificazione e pianificazione e a seguito, viene predisposto il Budget e creato il Business Plan.
Parlando di controllo di gestione consuntivo al passato, naturalmente avviene dopo che l’evento aziendale si è verificato. Si può definire un controllo di feedback dove possono essere evidenziate leve aziendali da potenziare o criticità da migliorare. Questo controllo viene fatto attraverso analisi di bilancio e degli scostamenti dove vengono poi prodotte delle statistiche.
Nel controllo di gestione consuntivo al futuro si prendono in considerazione gli eventi aziendali che si sono già verificati considerandoli un dato di partenza e si vanno ad analizzare gli effetti che questi eventi possono avere sul futuro producendo dei Forecast e dei Preconsuntivi.
Ognuna di queste tipologie deve poi generare dei report che hanno come obiettivo quello di far arrivare le informazioni giuste alle persone giuste, nel momento giusto, per prendere le decisioni migliori in termini di sviluppo del business.
Controllo di gestione: perché è così importante?
Perché è un’attività in grado di analizzare risorse economiche e fattori produttivi, assicurando l’impiego di tali risorse nel modo più adeguato a fini di guadagno e di raggiungimento degli obiettivi operativi.
Pur non essendo obbligatorio per legge, il controllo di gestione risponde a importanti esigenze interne. Infatti, all’interno di una realtà aziendale, i dati possono provenire da qualsiasi ambito produttivo. Il controllo direzionale ha lo scopo di raccogliere e analizzare questi dati, rendendoli comprensibili al fine di prendere decisioni vincenti per l’attività.
Un controllo di gestione ben eseguito è in grado non solo di ottimizzare la gestione di tutte le risorse aziendali, bensì anche di migliorare le strategie di marketing e vendita dell’attività al fine di incrementarne il guadagno.
Quali sono le fasi da seguire per ottimizzarlo?
Il primo passo è l’analisi analisi e riclassificazione del bilancio aziendale che consiste nella revisione della struttura economica e finanziaria dell’azienda, al fine di valutare se le risorse economiche siano adeguate agli investimenti di mercato.
Riclassificare il bilancio consente di semplificarne la lettura, evidenziando la differenza tra spese correnti e investimenti aziendali.
Successivamente viene fatta l’analisi comparata che consiste nel confronto tra bilancio attuale e bilancio dell’anno precedente. Questa analisi permette all’imprenditore e al team decisionale aziendale di avere una visione particolarmente ampia del rendimento dell’attività sul mercato.
La terza fase è quella di un redigere bilancio previsionale che serve a prevedere in modo concreto quali potranno essere le spese e i ricavi dell’anno successivo.
I guadagni sono senza dubbio la variabile più difficile da prevedere, mentre i costi risultano fattori più concreti e ipotizzabili. Il periodo ideale per svolgere questa attività è il mese di Novembre, in quanto predisporre il Budget consente di tracciare le linee guida per l’operato dell’anno successivo. Infatti, il bilancio previsionale permette di stilare un elenco di obiettivi operativi e di potenziali investimenti delle risorse aziendali.
Infine viene fatta l’analisi degli scostamenti che è un’attività da svolgere trimestralmente.
Attività che consente, infatti, di valutare gli effettivi risultati ottenuti paragonandoli a quelli ipotizzati all’interno del bilancio previsionale.
Lo scopo finale di questa analisi è la valutazione effettiva dell’efficacia reale delle risorse aziendali, comparata agli obiettivi operativi definiti in precedenza.
Controllo di gestione: chi se ne occupa?
Non esistono particolari regole per definire quali soggetti professionali debbano occuparsi dello svolgimento del controllo di gestione. Generalmente, all’interno di un’azienda, è possibile individuare 3 figure coinvolte nell’attività:
Imprenditore
L’imprenditore è la figura cardine di un’azienda. È colui che gestisce l’attività nella sua totalità: prende decisioni e definisce obiettivi e strategie di mercato. L’imprenditore risulta inevitabilmente coinvolto nell’attività di controllo gestionale. Infatti, i dati raccolti e analizzati mediante questa attività, si dimostrano essenziali al fine di prendere scelte aziendali vincenti.
Responsabili delle aree funzionali
I responsabili delle aree funzionali, conosciuti spesso come manager, definiscono gli obiettivi da conseguire insieme all’imprenditore, per poi assegnarli alle singole unità operative aziendali. Insieme al controller valutano i risultati effettivi in seguito al confronto con il bilancio previsionale per definire strategie ottimizzate e vincenti.
Controller
Il controller ricopre il ruolo più importante! Infatti, è lui il vero specialista del controllo di gestione. In seguito alla definizione degli obiettivi da parte di imprenditore e manager delle diverse funzioni aziendali, è il controller ad attuare tutte le procedure tecniche per misurare i risultati.
In questo modo, i dati raccolti potranno essere comparati con quelli ipotizzati nel Budget per analizzare il rendimento effettivo dell’attività. Le analisi di scostamento vengono svolte dal controller in collaborazione con i responsabili delle aree funzionali. Lo scopo finale è poter valutare il rendimento delle risorse comparandolo a quello ipotizzato, al fine di definire nuovi obiettivi concretamente raggiungibili.
Quali sono i vantaggi?
Il controllo di gestione garantisce importanti vantaggi alle aziende. Infatti, consente di:
Ottimizzare le risorse economiche aziendali
Il controllo di gestione permette di ottimizzare la gestione delle risorse economiche e produttive all’interno dell’azienda.
Infatti, mediante l’analisi di bilancio sarà possibile definire obiettivi concreti e raggiungibili a livello di mercato, sulla base delle risorse effettive a disposizione dell’azienda. Inoltre, il controllo direzionale consente di stilare ogni anno il piano previsionale, al fine di utilizzare efficacemente le proprie risorse e ottimizzare gli obiettivi aziendali.
Valutare l’andamento aziendale e pianificare obiettivi operativi
Dopo aver definito il budget, il controllo gestionale prevede un’analisi comparata trimestrale riguardo agli obiettivi effettivamente raggiunti. Grazie a questa attività l’azienda potrà valutare i risultati concreti del business paragonandoli a quelli ipotizzati nel Budget. Inoltre, l’imprenditore avrà la possibilità di analizzare l’efficacia delle proprie risorse e stilare nuovi obiettivi raggiungibili più o meno ambiziosi sulla base delle valutazioni effettuate.
Evidenziare il ruolo preciso di ogni unità produttiva
Il controllo di gestione consente all’imprenditore e al team decisionale di un’azienda di avere una panoramica completa del rendimento di ogni singola unità produttiva. In questo modo sarà semplice identificare quali siano i reparti maggiormente performanti e premiarli con premi produzione. Inoltre, potranno essere modificate la gestione e l’organizzazione delle unità aziendali meno proficue al fine di incrementare il rendimento business globale.
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