Il metodo Kanban fa parte del Just in time e può essere applicato come forma di controllo della catena di produzione e di gestione del tempo.
Se ricordi questa frase vuol dire che hai letto l’articolo di ieri. Infatti, era mia intenzione creare un filo conduttore tra questi due sistemi per far capire come si combinano perfettamente l’uno con l’altro nell’ottimizzare la gestione dei processi (sistema Kanban) e la produzione aziendale (Just in Time).
Qualcuno”, tempo fa, disse che se fallisci nella pianificazione, stai pianificando il fallimento. Questo “qualcuno” era Benjamin Franklin.
Infatti, se pensiamo per un attimo alle grandi aziende metalmeccaniche è fuori discussione il fatto che, ad oggi, non ci sia nulla di lasciato al caso o alla mera esperienza di qualche responsabile.
Dietro ad ogni linea di produzione, infatti, ci sono anni di studi e ricerche finalizzate a mettere a punto strategie per:
- ridurre la complessità dei processi di produzione;
- ottimizzare la gestione del flusso di lavoro tra i vari reparti che la compongono, in particolare allo scopo di contenere gli altissimi costi che tali processi generano.
Perché, quindi, non prendere la realtà aziendale come esempio per imparare nuovi metodi di pianificazione e organizzazione delle attività da replicare, con i dovuti aggiustamenti, anche alla vita di tutti i giorni, lavorativa?
Cos’è il metodo Kanban: significato e definizione
Il metodo Kanban è il braccio operativo del Just In Time, uno degli strumenti fondamentali nella cassetta degli attrezzi del Consulente Lean. Si tratta di un segnale visivo che autorizza la fase a monte a iniziare il processo produttivo.
ll Kanban è una delle tecniche Lean che sta alla base del “metodo pull” ovvero quello per cui la produzione viene “tirata” dalla domanda del cliente. È una parola composta dai termini giapponesi kan e ban il cui significato è “carta segnale” e il suo scopo principale è quello di aiutare a “visualizzare” il lavoro, a massimizzare l’efficienza e, in generale, a migliorare continuamente.
Fa sì che l’informazione viaggi in senso contrario rispetto al flusso dei materiali. L’obiettivo è quello di tirare la produzione in base alle reali richieste del mercato, è cliente finale a determinare la cadenza del processo produttivo.
Questa tecnica prevede l’utilizzo di un sistema di cartellini per segnalare alle stazioni di lavoro a monte l’avvenuto consumo di materiali e quindi il fabbisogno di rifornimento.
Il metodo Kanban aiuta a creare luoghi di lavoro reattivi nelle fabbriche e in altre organizzazioni, a facilitare il controllo della qualità e a progettare luoghi di lavoro che sostengono la dignità umana e consentono ai lavoratori di realizzare il loro pieno potenziale.
I quattro principi fondamentali del metodo Kanban
Quattro principi fondamentali di gestione del cambiamento descrivono cosa o come si deve pensare per gestire con successo l’efficienza:
- Iniziate da ciò che fate ora. Il metodo Kanban non impone processi specifici. Kanban può essere utilizzato per esaminare i processi esistenti, ma non è necessario apportare immediatamente cambiamenti radicali.
- Accettate di perseguire un cambiamento incrementale. Per sua natura, il metodo Kanban supporta piccole modifiche continue a qualsiasi sistema in vigore. I cambiamenti radicali e di ampio respiro sono scoraggiati perché inevitabilmente incontrano resistenza.
- Rispettate l’attuale processo, i ruoli, le responsabilità e i titoli. Kanban non proibisce o impone il cambiamento e riconosce che lo stato attuale delle organizzazioni ha un valore. Il cambiamento incrementale in stile Kanban crea un sostegno più ampio all’implementazione, perché le piccole correzioni sono più gradite delle alterazioni complete del processo.
- Incoraggiate atti di leadership a tutti i livelli. Si sostiene il Kaizen, ovvero una mentalità di miglioramento continuo da parte di tutti i membri dell’organizzazione. Il concetto è che le grandi idee possono essere generate da chiunque nel team, non solo dal management.
Come ottimizzare il sistema Kanban?
Esistono anche pratiche che descrivono ciò che è necessario fare in un sistema Kanban per lavorare in modo ottimale verso un obiettivo:
Visualizzare il flusso di lavoro.
È qui che entrano in gioco le schede Kanban.
Una volta che si può vedere effettivamente il lavoro, il numero di richieste, il tempo necessario per consegnare una richiesta, chi sta facendo le richieste e i rischi, si possono prendere misure per gestirle meglio individualmente e come team.
Le schede vengono posizionate su una lavagna Kanban in modo che tutti i membri del team possano seguire il flusso di lavoro corrente.
Gestire il flusso.
Basandosi sui dati raccolti sul tempo di ciclo e su altre metriche concordate, e utilizzando le informazioni sullo stato attuale del lavoro sulla lavagna, Kanban aiuta a tracciare e gestire visivamente le attività per fornire il massimo valore.
Esplicitare le politiche.
I team Kanban lavorano insieme per creare regole di base sui flussi di lavoro per i diversi elementi, su quando spostare un elemento nella corsia o nella riga successiva e su come annotare e gestire le attività di lavoro bloccate.
Questi elementi vengono segnalati vicino alla lavagna e il team lavora per migliorarli.
Implementare i cicli di feedback.
La maggior parte dei team Kanban si riunisce quotidianamente davanti alla lavagna Kanban, dove si discutono i modi per migliorare la consegna dei compiti e il processo complessivo, e per vedere dove è possibile eliminare gli sprechi.
Collaborare per migliorare, evolvere in modo sperimentale.
Un sistema Kanban illumina le aree che richiedono un miglioramento. Una volta evidenziato, i gruppi di lavoro sviluppano un modo per risolvere il problema, ipotizzano e testano le soluzioni.
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Come utilizzare il metodo Kanban nel project management
Diversi progetti richiedono differenti metodologie per gestirli in modo efficiente e produttivo.
In generale, il metodo Kanban è un ottimo strumento per pianificare il progetto e dare priorità ai compiti in esso contenuti.
Può aumentare l’efficienza della squadra, ottimizzare la gestione del tempo e consentire una gestione generale di progetto più fluida e semplice.
È inoltre ottimo per aiutare con l’allocazione delle risorse, la gestione del flusso di lavoro e la riduzione degli sprechi. Vediamo il perché più nel dettaglio.
Assegnazione risorse
Il primo passo è creare le attività, dopodiché assegnarle ad un membro del team. Importante è assicurarsi che le persone giuste stiano facendo il lavoro giusto.
Questo aiuterà a gestire correttamente il lavoro, senza bloccare nessun altro membro del team o ritardare la produzione.
Ogni volta che una nuova attività di progetto viene introdotta nel flusso di lavoro, la risorsa giusta può essere facilmente e rapidamente assegnata ad essa.
Gestione del flusso di lavoro
Il metodo Kanban è uno strumento ideale per visualizzare il flusso di lavoro di qualsiasi progetto.
Il flusso di lavoro è una serie sequenziale di attività e la rappresentazione visiva di una scheda Kanban rende il tutto più comprensibile. Osservando come le attività si relazionano tra loro, si favorirà la collaborazione all’interno del team e si otterrà maggior efficienza ed una migliore produttività.
Riduzione degli gli sprechi
Ridurre gli sprechi, che siano di risorse o di costi in generale, non è solo la politica di un sistema lean. Qualsiasi project manager è interessato ad ottenere risultati in tal senso.
Le schede Kanban aiutano a identificare un probabile processo dispendioso. Il grande vantaggio è riuscire a rilevare tutto questo prima che diventi un problema.
Non c’è limite alla quantità di schede, di integrazioni e di gestione del flusso di lavoro che le schede Kanban possono consentire. Questo metodo può funzionare per una piccola impresa con sede singola oppure anche essere applicato a una multinazionale con sedi in ogni continente.
Sistema Kanban: quali sono i vantaggi?
I principali vantaggi derivanti dall’applicazione del sistema kanban sono così sintetizzabili:
- eliminazione della sovrapproduzione
- razionalizzazione delle scorte (come spazi occupati e rotazione dei materiali)
- lead time più brevi
- tempi di consegna attendibili
- ottimizzazione delle attività per quanto riguarda le funzioni Acquisti/Approvvigionamenti, Planning e controllo
Regole e vantaggi sono, in realtà, gli input e gli output di una specifica attività di riorganizzazione dei principali processi gestionali aziendali che, se ben strutturati, determinano il successo di un progetto Lean:
- la sincronizzazione tra vendite e produzione (livello di servizio, logiche just in time, sistemi di produzione pull)
- la minimizzazione del magazzino
- la riduzione al minimo dello spostamento e della manipolazione dei materiali.
C’è da dire che spesso si fa confusione tra il concetto di minimizzazione del magazzino e quello di azzeramento delle scorte associando questa seconda affermazione ad uno dei principali sprechi (muda) della Lean.
Le scorte sono dunque uno spreco? Beh, in effetti sì, la giacenza di prodotti/componenti/materie prime inutili sono certamente una inefficienza.
Il metodo Kanban ci consente però di rendere visibile il flusso dei materiali e rappresenta il frutto di una decisione organizzativa e di un dimensionamento calcolato delle scorte lungo tutto il processo produttivo.
Conclusione
Il metodo Kanban consente di governare le scorte che non sono quindi frutto del caso ma conseguenza di processi di gestione delle operations eccellenti che rispettano i principi della Lean production.
Come avrai capito le metodologie che sto approfondendo in questi articoli servono per ottimizzare e far crescere sempre di più la tua azienda ed il tuo business. Sistemi che se applicati nel modo giusto ti consentono di snellire la produzione, evitare gli sprechi e migliorare sempre di più l’intera gestione aziendale con conseguente aumento della clientela e dei fatturati! Che ne dici di implementarli nella tua azienda?
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Dopo una prima analisi dei tuoi obiettivi andremo ad ottimizzare questi sistemi all’interno della tua azienda con servizi innovativi e digitali.
