Il metodo OKR è uno strumento utilizzato per l’efficientamento dei processi che riguarda l’organizzazione, il management, e la delega, basato su:
- individuare i macro e micro obiettivi,
- prioritizzare le task,
- trovare e gestire le risorse giuste,
- direzionare il team verso l’obiettivo,
- misurare ogni azione.
OKR è l’acronimo di Objective and Key Results. Obiettivi e Risultati Chiave, ed è un protocollo adottato anche da colossi quali Google, Facebook, Linkedin, o Amazon.
È molto efficace perché a differenza della redazione di un elenco di task fine a sé stesso, ti permette di lavorare per obiettivi chiari e in ordine di priorità.
Come nasce il metodo OKR?
Gli OKR sono stati creati da Andy Grove di Intel, che ha formato a sua volta John Doerr. Da allora, molte aziende li hanno adottati, tra cui Allbirds , Apartment Therapy , Netflix e enti non profit come Code for America.
Il nome originale coniato da Grove era “iMBOs”, che sta per Intel Management by Objectives. Tuttavia, quando Grove ha trasmesso la sua conoscenza a Doerr, ha generato alcune differenze rispetto all’approccio iniziale. Grove abbinava sempre gli obiettivi ai “risultati chiave” e, per questo, sono nati gli OKR come li conosciamo.
Perché l’elenco di task non funziona.
L’elenco di task, di solito, è la strada più semplice, e gran parte dei business sono ancora legati a questo tipo di approccio. Le ragioni, sono più che intuitive:
- È molto semplice individuare quali azioni si devono fare, se le si ricerca in ordine sparso nel workflow.
- È gratificante! Ogni task evasa, fa rilasciare endorfina al nostro cervello.
- Non avendo una strada definita verso un obiettivo granitico, permette al capo di variare direzione, inserire task, tagliarne altre.
- deresponsabilizza rispetto agli obiettivi eventualmente non raggiunti.
Il problema maggiore è che in un elenco così, dove non tutte le task sono funzionali all’obiettivo e sotto-obiettivi, non c’è un modo di dare priorità basato sulla logica, ma sull’emotività.
In questo scenario non c’è un vero e proprio sistema di misurazione delle azioni. La direzione può mutare e tutto ciò comporta spreco di energie e rimanda il processo di crescita.
Alcune aziende sono reticenti quando gli si propone di efficientare i processi introducendo nuovi modelli. Questo perché vedono il lavoro per la comprensione e applicazione di un modello come una task aggiuntiva rispetto a quelle della famosa “lista”. Una task che però non gli dà la stessa gratificazione una volta compiuta, in quanto intangibile.
Metodo OKR: come si realizza il Framework?
Una cosa fondamentale è definire la priorità partendo dall’obiettivo. Ti faccio un esempio: Chi cammina sul filo, come gli equilibristi, sai come fa a non perdere l’equilibrio mentre avanza sulla corda? Il trucco è fissare la fine della fune.
Il cervello idealizza il suo l’obiettivo finale e ogni passo diventa un’azione strutturata per arrivare a quell’obiettivo.
Un esempio di percorso da seguire per mettere in atto il metodo OKR è:
- qual è la mia Mission? Quella di posizionarmi;
- quali sono i miei obiettivi? Riuscire a fare 10k iscritti;
- quali sono le priorità? Raggiungere l’obiettivo applicando le strategie per realizzarlo;
- a questo punto qual è il focus? Quello di lavorare sui singoli task per mettere in atto la strategia, raggiungere l’obiettivo e realizzare la mission.
Ogni azione deve essere associata sempre a una tempistica. Quando si definiscono gli obiettivi, si devono ipotizzare anche delle milestones chiare e dare un tempo ad ogni processo.
Metodo OKR, come si applica nel concreto?
Innanzitutto, il framework serve sostanzialmente a rispondere a 3 domande:
- Cosa devo fare?
- Qual è il mio focus?
- Sto avanzando verso il mio obiettivo?
La O, sta per Objective ovvero gli obiettivi: la fine della fune per il funambolo.
KR sta invece per Key Results, ovvero risultati chiave, che permettono di misurare e aver chiaro se stiamo avvicinandoci all’obiettivo.
Generalmente, per ogni Objective, ci sono 3-5 Key Result.
Ora forse ti starai chiedendo: ma l’obiettivo non è uno?
Immagina il framework come una piramide. Il primo riquadro, quello magari del CEO o dell’AD contiene l’Obiettivo principale, la direzione dell’azienda, quello a cui mirare. Sotto quell’indicazione, andranno individuati i 3-5 Risultati Chiave necessari per raggiungere quell’obiettivo.
Ciascun risultato chiave, diventerà un obiettivo di altri 3-5 risultati chiave. Alla fine, dal modulo iniziale in cima, visivamente si troverà una piramide con una base molto ampia.
Gli Obiettivi vengono poi divisi tra le risorse di un’azienda. Nel caso di individui singoli, vengono sviluppati per ordine di priorità partendo dal basso.
Per una buona fluidità del lavoro di team, comunque, è importante che tutti possano vedere gli OKR di tutti.
Nel caso di un’azienda, ancor di più rispetto al caso di un singolo professionista, questo sistema diventa vitale per efficientare il processo di delega. Serve soprattutto per imprimere la direzione chiara in tutte le risorse e mirare a quella che si definisce una Result-Based Organization: ovvero, un’organizzazione basata sui risultati.
Perché è così importante il metodo OKR per la crescita Aziendale?
Questo modello di azienda, si dedica a favorire la diffusione di cultura aziendale, stili manageriali e comportamenti delle persone basati sulla definizione di obiettivi. Comportamenti basati sulla responsabilizzazione sui risultati e sulla valutazione e misurazione delle performance, piuttosto che sulle ore lavorate.
Se l’obiettivo è chiaro e misurabile ci sarà meno bisogno di entrare nel merito di “come le cose vanno fatte”, perché gli obiettivi aziendali vengono dall’alto. Ogni risorsa successivamente può agire autonomamente per conseguire quell’obiettivo.
Secondo l’Osservatorio Smart Working del Politecnico di Milano queste sono le attitudini manageriali che bisognerebbe avere in un’azienda smart:
- la tendenza a coinvolgere i collaboratori nei processi decisionali, nella definizione e condivisione degli Obiettivi, a responsabilizzarli nello svolgimento delle attività;
- la capacità di creare un clima di fiducia e di utilizzare efficacemente la delega demandando alcune decisioni ad altri, tollerando errori;
- la propensione a coinvolgere le persone in fase di definizione dei loro obiettivi annuali o di breve periodo, per comprendere eventuali aspetti critici o aspettative.
Quali sono i vantaggi del metodo OKR?
Integrare gli OKR in azienda ti apre ad una serie di vantaggi, che riguardano principalmente la gestione dei tuoi obiettivi e la cooperazione nel team. In particolare, i benefici degli OKR sono:
- Coinvolgimento di ogni elemento del team. Con gli OKR tutti si sentono parte di un grande obiettivo da raggiungere. Ciascuno è più motivato all’interno del processo e porterà avanti sia gli obiettivi individuali, sia quelli collettivi.
- Più efficienza. Lavorare sugli obiettivi e avere degli indicatori di performance da monitorare consente di sapere sempre a che punto siamo nell’avanzamento dei lavori, massimizzando l’efficienza.
- Più trasparenza. Tutti sanno quali sono gli obiettivi e come misurarli.
Esempi pratici della metodologia OKR
Ora è il momento di fare un esempio concreto di OKR, per capire nello specifico come funziona questo strumento.
Voglio fare in particolare due esempi:
- Un esempio di OKR aziendale
- Un esempio di OKR personale
In questo modo potrai comprendere il potenziale di questo strumento in entrambi i contesti.
OKR AZIENDALE
OBIETTIVO: Aumentare i ricavi aziendali
KR:
- Raggiungi un fatturato trimestrale di almeno 100.000€
- Aumenta la marginalità del prodotto dal 25 al 32%
- Lancia il prodotto su un altro mercato e raggiungi un fatturato di 50.000€
- Riduci del 30% gli sprechi su base trimestrale
OKR PERSONALE
OBIETTIVO: Trascorrere più tempo in famiglia
KR:
- Tornare a casa tutti i giorni entro le 18:00
- Spegnere il telefono aziendale dopo le 19:00 per evitare distrazioni
- Dedicare ogni domenica ad una gita fuori porta
OKR, KPI, MBO: Qual è la differenza?
Cosa sono i KPI?
Un sistema di valutazione delle performance e di gestione del lavoro per obiettivi forse più noto rispetto al precedente è quello che si basa sui KPI, acronimo di Key Performance Indicators.
I KPI sono metriche utilizzate per valutare le prestazioni e determinare il progresso nel conseguimento degli obiettivi. Ogni buon KPI aziendale presenta alcune caratteristiche fondamentali:
- misurabilità: solo i KPI effettivamente quantificabili hanno un valore;
- rilevanza: se non ha alcun legame con gli obiettivi di business, allora non è un vero KPI aziendale;
- utilità: ogni KPI deve saper fornire un’indicazione utile per decidere le azioni da intraprendere;
- funzionalità: un buon KPI deve essere calcolabile rapidamente per consentire di prendere decisioni immediate.
Un errore comune da parte di alcune imprese può essere quello di adottare alcuni KPI generalmente utilizzati nel proprio settore di riferimento, salvo poi accorgersi che quegli indicatori non sono realmente significativi per la propria azienda.
Per stabilire dei KPI davvero efficaci occorre quindi guardare consapevolmente ai reali obiettivi dell’organizzazione, come si pensa di raggiungerli e chi può agire per ottenere il risultato auspicato. Si tratta di un lavoro che può essere svolto sia da analisti sia da manager e capi reparto, che devono scegliere quali processi aziendali vanno misurati e con chi condividere queste informazioni.
Possiamo notare quindi che KPI e OKR non si escludono affatto a vicenda, anzi sono complementari: se attraverso un’analisi dei KPI possiamo valutare le performance e identificare eventuali problematiche, grazie agli OKR siamo in grado di orientarci per migliorare i processi, trovare una strategia per risolvere i problemi individuati e promuovere il cambiamento.
Mentre i KPI misurano le performance e i risultati dei processi in essere, gli OKR ci consentono di prendere in considerazione obiettivi futuri in modo flessibile.
Cosa si intende per MBO?
Terzo approccio, terzo acronimo: MBO sta per Management By Objectives. Come indica il nome, è un metodo di valutazione delle risorse che si basa sui risultati raggiunti a fronte degli obiettivi comuni che sono stati prefissati dall’azienda.
Una metodologia in cui partendo dagli obiettivi strategici dell’organizzazione, si passi a individuare quelli più operativi per ciascuna area di business.
Questi saranno a loro volta declinati in piani d’azione e, in ultima istanza, in obiettivi individuali.
Vi è dunque innanzitutto una prima fase di pianificazione, in cui vengono definiti con chiarezza gli obiettivi aziendali e i criteri di gestione che vanno compresi e assimilati da tutti i gruppi di lavoro.
In questo ha un ruolo importante anche la formazione dei lavoratori, a cui bisogna fornire gli strumenti e le conoscenze utili al conseguimento degli obiettivi.
MBO: qual è il compito del responsabile?
Compito del responsabile del personale è non solo la formazione, ma anche l’attuazione delle verifiche da svolgere durante il percorso. Questo per assicurarsi che ogni collaboratore sia orientato verso il risultato atteso, così da mantenere sotto controllo la quantità e l’efficacia del lavoro di ognuno.
Infine vi è il momento della valutazione, che può essere ovviamente sia negativa che positiva. In quest’ultimo caso viene premiata con un riconoscimento alla persona che risulta meritevole (spesso un premio in denaro) per ripagarla dell’impegno e degli sforzi fatti per il raggiungimento del risultato.
Gli obiettivi da raggiungere possono essere suddivisi in due categorie:
- quantitativi: misurabili attraverso indicatori specifici;
- qualitativi: valutati con un giudizio del responsabile, che si basa comunque su criteri oggettivi e dimostrabili anche senza indicatori specifici come nel caso degli obiettivi quantitativi.
Per fare in modo che il risultato sia chiaro e valutabile è importante:
- fornirne una descrizione semplice;
- indicare il parametro a cui fare riferimento per la misurazione;
- stabilirne un peso che definisca il valore dell’obiettivo.
A seconda dell’importanza dell’obiettivo e del risultato raggiunto, è possibile definire obiettivamente il premio da conferire all’individuo in base alle sue performance.
MBO, OKR e KPI ecco le differenze
Un elemento non necessariamente previsto negli altri approcci, che è invece fondamentale per gli MBO, è poi la determinazione di un premio per i colleghi in base alle loro performance.
Per questo motivo è lecito attendersi che la persona raggiunga il 100% dell’obiettivo prefissato, altrimenti si ottengono premi inferiori o non se ne ricevono affatto.
E questa è una differenza sostanziale rispetto agli OKR, secondo cui il raggiungimento in senso assoluto di un obiettivo non è affatto realistico.
Anzi, nemmeno auspicabile, perché verrebbe considerato un errore in fase di pianificazione e valutazione dell’obiettivo stesso.
Il metodo OKR prevede di focalizzarsi su obiettivi ambiziosi, in grado di motivare le persone e guidarne l’approccio innovativo.
Per questo motivo anche un risultato del 70% viene considerato in maniera positiva.
Se negli approcci orientati sui KPI e gli MBO il mancato raggiungimento degli obiettivi è un fallimento, gli OKR pongono l’attenzione su macro-obiettivi, con meno “ansia della performance”, ma inducendo il piacere di lavorare per un obiettivo di squadra.
Spero che questo articolo abbia fatto chiarezza sull’importanza della Metodologia OKR e sulle differenze con KPI e MBO.
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