Il Progetto Europeo nasce dalla necessità di supportare imprenditori che hanno tante belle idee da realizzare ma non hanno la capacità economica corrispondente per poterle trasformare in un progetto e concretizzare.
Il progetto nello specifico è un’opera complessa unica e di durata limitata. Esso è rivolto a produrre un risultato specifico attraverso attività correlate che comportano un impiego di risorse ed un impegno di costi e che deve essere realizzata entro determinati limiti temporali.
Un progetto deve sempre avere un inizio e una fine. I risultati del progetto, gli output che ci eravamo prefissati si devono già iniziare a concretizzare prima della fine del progetto.
Una serie di attività correlate tra loro finalizzate alla realizzazione di un risultato specifico. Ovviamente questo comporta un impiego di risorse economiche. Proprio per questo motivo si richiede il finanziamento, ed un impiego di risorse umane. Tutto questo deve essere realizzato entro determinati limiti.
Perché fare un Progetto Europeo?
Perché l’Europa fino al 2027 mette nuovamente a disposizione alle aziende che vogliono realizzare i loro progetti dei finanziamenti dando loro delle soluzioni concrete.
Le caratteristiche di questi progetti sono quello di essere progetti a valenza europea, a forte impatto comunitario.
Progettare vuol dire immaginare, ideare qualcosa i proporre il modo di attuarla. Dall’idea al progetto bisogna saper spiegare in che modo voglio realizzare quell’idea.
La buona notizia per chi vuole entrare in questo mondo è che dal 2014 al 2020 sono stati utilizzati dalla Commissione Europea 960 mld di euro.
Questo risponde alla falsa notizia dove si dice che l’Italia non è in grado di spendere i soldi stanziati dai finanziamenti Europei.
In 7 anni sono stati erogati ad associazioni i cui progetti meritavano di essere finanziati, sono stati trasferiti ai clienti 960 mld di euro.
Dal 1° gennaio 2021, per i successivi 7 anni, non solo ci sarà una nuova programmazione ma questo budget è destinato a salire.
Progetto Europeo: meglio finanziarlo con fondi diretti o indiretti?
Prima di decidere qual è la scelta migliore è giusto farti una descrizione di entramb:
- fondi diretti: sono emanati direttamente dalla Commissione Europea che stabilisce autonomamente i criteri ed i principi di funzionamento dei vari programmi e ne gestisce i bandi. Non c’è nessun ente che si interpone tra la Commissione Europea e l’ente beneficiario. Di conseguenza l’approvazione del progetto e la transazione finanziaria, ( i soldi che finanziano e supportano il progetto) vengono direttamente erogati dalla Commissione Europea.
- fondi indiretti: sono finanziamenti la cui gestione è affidata agli Stati membri attraverso le autorità nazionali e regionali in conformità a una programmazione che deve essere approvata dalla Commissione Europea. Per quanto le graduatorie vengano pubblicate dalla regione sono comunque finanziamenti europei. La Commissione Europea li dà agli Stati Membri che a loro volta, stabiliscono i criteri e le modalità e le percentuali tra le varie regioni e poi ogni regione in modo autonomo nel pieno rispetto della loro autonomia politica e gestionale, decidono come e dove utilizzare questi finanziamenti.
Se scegliessi i fondi diretti quali sarebbero i vantaggi?
I fondi diretti sono molto più snelli da un punto di vista burocratico. Ci sono molti meno passaggi rispetto ai fondi indiretti e quindi un rapporto abbastanza lineare tra l’ente che richiede e quello che eroga (Commissione Europea).
Altra caratteristica fondamentale dei fondi diretti è che nella gran parte dei casi, una volta approvato il nostro progetto, viene consentita l’erogazione del 70- 80% del contributo ottenuto prima che il progetto abbia inizio. Facendo un esempio, se io come azienda, presentassi un progetto da 100 mila euro e dopo la valutazione, la Commissione Europea lo reputa meritevole di finanziamento, io dopo qualche mese e cmq prima che il progetto inizi, avrò sul conto 70 – 80 mila euro.
Cosa fondamentale per chi fa progettazione e soprattutto per gli enti piccoli perché un conto è iniziare un progetto senza soldi un conto è avviarlo con il 70 – 80% di liquidità fin dalla partenza.
Molto importante: i fondi diretti sono a gestione settennale
Cosa vuol dire? Vuol dire che dal 1° gennaio 2021, come lo è stato anche nel 2014, noi sappiamo esattamente per tutti e sette gli anni la tipologia dei bandi che uscirà. La tipologia dei finanziamenti, i modelli da utilizzare, i formulari ufficiali da utilizzare, quali sono le priorità. Praticamente si sanno già per tutti e sette gli anni, le regole del gioco.
Naturalmente durante il corso dei sette anni possono essere aggiornati e migliorati ma in sostanza, l’obiettivo, la struttura, il bando, le scadenze e la periodicità non cambiano. Praticamente io già so in che ambito lavorare.
Progetto Europeo: come posso sapere qual è il bando più adatto al mio progetto?
La Commissione Europea ha deciso di settorializzare gli argomenti relativi ai finanziamenti Europei, di catalogarli sotto dei prospetti che in qualche modo vadano a rappresentare quel mondo e quei temi.
Ad esempio il programma LIFE è quello che è il programma che finanzia tutti i progetti in ambito ambientale, in ambito natura, nell’ambito del rispetto delle risorse primarie (ecosostenibilità).
Il programma ERAESMUS+ finanzia progetti relativi all’educazione, alla formazione, all’apprendimento, lo sport e politiche giovanili.
Il programma CREATIVE EUROPE, destinato alla cultura, alla creatività, ai media, al teatro e cinema.
Abbiamo HORIZON 2020, programma destinato alla ricerca scientifica e tecnologica.
Il COSME programma destinato alle piccole medie imprese e all’imprenditorialità. 18 programmi che valgono per tutto il settennato.
Se io volessi fare progetti nel settore della cultura e della creatività il mio programma sarà CREATIVE EUROPE e di conseguenza andrò a vedermi, regolamento, bandi e la struttura di questo programma.
Fondamentale è specializzarsi in uno massimo due programmi perché se noi ad esempio prendiamo l’ERASMUS + che ha in dotazione uno dei budget più alti, dove la Commissione Europea decide di stanziare budget differenti a seconda dei programmi.
Se io volessi appassionarmi all’ambito formazione, giovani mi andrò a specializzare nel programma ERASMUS+ perché questo programma è talmente ricco di opportunità che da solo basterebbe per fare un ottimo lavoro.
Ogni programma è un sottomondo con un sito di riferimento, con una community, con delle regole, linguaggi e tempi.
Come viene valutato un Progetto Europeo?
Il progetto è valutato su 3 parametri, Eccellenza, Impatto, Qualità ed efficienza dell’attuazione, con l’assegnazione di un punteggio e di un giudizio. Ogni parametro è valutato con un punteggio da 0 a 5 a cui corrisponde il giudizio attribuito, che può essere da scarso ad eccellente.
Il singolo parametro deve raggiungere almeno il punteggio di 3 e la valutazione complessiva deve arrivare a 10. Per alcuni finanziamenti europei diretti sono fissate soglie minime maggiori. La valutazione può essere espressa anche con decimali, ad ogni fascia di punteggio corrisponde la descrizione indicata:
| PUNTI | DESCRIZIONE |
| da 0 fino a 1 | La proposta non soddisfa il criterio o non può essere valutata a causa di informazioni mancanti o incomplete |
| da 1 fino a 2 | Il criterio è affrontato in modo inadeguato o vi sono gravi debolezze intrinseche. |
| da 2 fino a 3 | La proposta affronta ampiamente il criterio, ma vi sono notevoli debolezze. |
| da 3 fino a 4 | La proposta affronta bene il criterio, ma sono presenti una serie di carenze. |
| da 4 fino a 5 | La proposta affronta molto bene il criterio, ma sono presenti alcune carenze. |
| 5 punti | La proposta affronta con successo tutti gli aspetti rilevanti del criterio. Eventuali carenze sono minori. |
Nel rapporto di valutazione, oltre al punteggio, complessivo e specifico per ogni parametro, viene comunicato anche un breve commento sulle motivazioni che hanno determinato il valore attribuito. Viene fatto un breve commento anche sulle eventuali integrazioni da effettuare, nell’ipotesi in cui non sia sufficiente per consentire l’approvazione del progetto e del finanziamento europeo diretto richiesto.
La valutazione è certa ed avviene entro il periodo stabilito dalla Commissione Europea, con la possibilità anche di richiedere una nuova valutazione, nell’ipotesi in cui si ritenga non adeguato il giudizio espresso, inviando una richiesta telematica di revisione.
Quali sono gli ingredienti di un buon Progetto Europeo?
Prima di tutto bisogna chiedersi quali sono gli obiettivi da raggiungere. Quale risultato finale voglio raggiungere con la realizzazione di questo progetto? Miglioramento e impatto positivo? Quale cambiamento nella vita delle persone o delle comunità.
Bisogna capire se l’idea è inedita. Molte volte l’innovazione sta anche nei processi, nelle modalità, negli approcci. Chiedersi se l’idea è sperimentale, d’avanguardia. Chiedersi se ci sono particolari rischi, non solo nella fase di presentazione e di scrittura ma anche nella fase di realizzazione. Se la nostra idea è al netto dei finanziamenti e se è facile rendere operativo il progetto.
Se entro un periodo fissato dalla call (bando) che può essere 24/36 mesi è possibile beneficiare dei risultati.
Capire quanti partner vengono coinvolti attivamente. Questa è una cosa molto importante perché molte volte è la stessa call a decidere quanti partner vengono coinvolti.
È importante sapere se sono necessarie licenze particolari.
Se il nostro team è indipendente o se ci sono particolari limitazioni.
L’ultima domanda ma molto importante è capire se si è in grado. Questo perché la progettazione Europea è un ente importante che eroga un finanziamento per migliorare la vita dei cittadini quindi per garantire e generare dei cambiamenti che portino a delle migliorie.
A questo punto dobbiamo chiederci in qualità di ente o professionista che presenta il progetto se siamo in grado di presentare il progetto, di gestirne il finanziamento. Se siamo poi in grado di portare avanti un’idea progettuale, una gestione del Budget.
Dobbiamo considerare il fatto che un ente che prende un finanziamento europeo diventa automaticamente responsabile anche della correttezza e trasparenza della gestione.
Da dove nasce un’idea?
Ci possono essere due linee di pensiero entrambe valide.
Dal bando all’idea.
Esce un bando o per vari motivi ci arriva sottomano un bando che potrebbe generare in voi un’idea che si va poi a scrivere e sviluppare. Un’idea che nasce dalla lettura del bando. Un esempio potrebbe essere un bando che finanzia software digitali da cui nasce l’idea di creare un’applicazione.
Il problema che può scaturire gestendo questa situazione è che si è schiavi delle tempistiche del bando. Magari si mette insieme un progetto che, anche per motivi di tempistiche brevi (ho visto tardi il bando ma ci voglio comunque provare), rischia di non essere approvato perché non gestito in modo adeguato o non rispecchia i parametri richiesti.
Dall’idea al bando
Qui si pensa all’idea, viene strutturata, definita e disegnata. Viene data forma e sostanza e quindi vengono definiti gli obiettivi prefissati e quali sono i problemi che questa idea vuole risolvere.
Quali sono i partner ideali con cui realizzarlo? Si disegna come se fosse un’opera d’arte e solo dopo, andiamo a cercare tra le tante opportunità di Finanziamento Europeo che ci sono sul sito della Commissione Europea, quel bando o quella call che meglio di altri potrebbe soddisfare economicamente la nostra idea, che fa un po’ mach con la nostra idea progettuale. Naturalmente non troveremo mai il bando cucito sulla nostra idea, di conseguenza sarà nostro compito adattare, se è possibile, la nostra idea al bando. La cosa più importante è definire bene l’idea per poi cercare e studiare il bando che ha come obiettivi quello di finanziare progetti con obiettivi simili al nostro progetto.
Nelle griglie di valutazione di ogni progetto europeo, la prima cosa che valuta ogni commissario incaricato di correggere il vostro progetto è verificare la coerenza tra gli obiettivi della call e gli obiettivi del vostro progetto. Se non fosse coerente o hai sbagliato il bando a cui presentare l’idea progettuale o l’idea non è coerente con il bando a cui vi siete canditati.
Quando andiamo a scrivere un progetto bisogna chiedersi almeno 5 cose:
- Perché? Definire gli obiettivi chiari. Perché la Commissione Europea dovrebbe finanziare il nostro progetto. A cosa serve il nostro progetto che obiettivi ha e se sono sufficientemente chiari
- Cosa? Definire i risultati. Cosa produce il nostro progetto in termini di risultati, di impatto. Cosa effettivamente rimane di questo intervento progettuale.
- Chi? Definire le responsabilità. All’interno di un team di lavoro ma soprattutto all’interno di un consorzio di partners che devono far parte del progetto. Chiedersi, gestire e coordinare le varie responsabilità all’interno di questa partnership, dove ci sarà chi si occupa della comunicazione, dell’organizzazione della logistica, chi si occuperà del budget, dell’amministrazione e della contabilità.
- Quando? Pianificare le attività ossia chiedersi come e in che modo voglio raggiungere i miei obiettivi attraverso una pianificazione spazio temporale delle mie attività, quindi in che modo. Ad esempio uno degli strumenti di progettazione è il modello Gantt che è una rappresentazione grafica delle cose e delle attività da svolgere e da implementare con la relativa tempistica e questo consente non solo di monitorare l’andamento del progetto ma anche di avere dei tempi certi scanditi e chiari.
- Risorse? Allocare il budget. Non siamo noi a decidere ma in determinati bandi è la stessa call che dà delle regole e dei parametri di finanziamento. In qualche modo, durante la compilazione del formulario sarai chiamato a inserire alcuni dati come la durata del progetto, la durata dell’attività, il numero dei partner coinvolti e i mesi di progetto e secondo un criterio ci sarà un budget che verrà elaborato. Ovviamente per ogni singolo consorzio si deciderà in modo autonomo come meglio allocare questo budget.
Cose importanti quando si vuole elaborare un Progetto Europeo
Un progetto può essere fatto da soli o in team (importante avere un team coeso e rispettoso delle varie task affidate) ma ci sono delle regole fondamentali che devono essere seguite:
- Chi scrive cosa?
- Quando, in quanto tempo? La pianificazione dei tempi è una delle skills più importanti dell’euro progettista. Capire bene da qui alla scadenza in cui si possono inviare i progetti quanto tempo occorre ma soprattutto quanto tempo si è in grado di offrire.
- Chi controlla la qualità? Prima di inviarlo uno del team più esperto o semplicemente qualcuno che può dare un consiglio si impegna a controllare la qualità del progetto. I Progetti Europei devono essere sempre ricontrollati, ennesima skill fondamentale. È possibile farlo leggere a persone che non appartengono a questo mondo. Serve per capire se a loro il progetto risulta chiaro. Questo perché una delle difficoltà più importanti di questo lavoro è quello di pensare che il nostro progetto sia chiaro a persone che non lo conoscono quando invece non è così.
- Importante è chi firma cosa. Prima di avventurarsi nella presentazione del progetto chiedersi quali documenti formali redigere o presentare. Solitamente nei fondi diretti ci sono massimo due fogli da firmare. Se andiamo a vedere invece i fondi regionali ci sono da allegare una serie infinita di documenti e il legale rappresentante dell’ente capofila, ossia l’ente che presenta il progetto. Il legale rappresentante deve firmare la dichiarazione d’onore che va allegata al progetto. L’atto ufficiale attraverso il quale il presidente si assume la responsabilità di inviarlo.
- Chi gestisce le procedure e le tempistiche di submission, di invio materiale.
Noi siamo qui per supportare queste aziende e guidarle nel loro percorso andando a gestire anche le questioni burocratiche.
In tutto questo mondo una citazione particolare la merita il Project management che è l’applicazione di conoscenze, competenze, strumenti e tecniche alle attività di un progetto al fine di soddisfarne i requisiti.
Di questa figura insieme a quella dell’Europrogettista te ne parlo nell’articolo che pubblico giovedì in modo tale da darti un quadro completo sul mondo dei Progetti Europei che sta diventando una grande opportunità per le aziende che hanno un’idea nuova, sostenibile e funzionale da concretizzare ma non hanno il budget per farlo.
Se vuoi lanciare il tuo progetto affidandoti ad un team di professionisti esperti nel settore, compila il form qui sotto e richiedi la tua consulenza gratuita.
Insieme ad un nostro professionista potrai valutare qual è il percorso migliore da fare come sviluppare il tuo Progetto Europeo e qual è il bando migliore da cui farti finanziare.
