Il Project Manager nell’elaborazione di un Progetto Europeo è il responsabile unico del conseguimento dell’obiettivo di progetto. È la figura cardine e di contatto con la Commissione Europea. È responsabile di tutte le attività come la gestione, del team, del budget.
Deve saper far funzionare la macchina delle risorse umane ed economiche.
La sua funzione caratteristica è l’integrazione di tutte le attività di progetto con particolare riferimento alle attività di sviluppo del piano di progetto. Attività di esecuzione del piano di progetto e di controllo, e revisione del piano di progetto.
Questa è la fase di implementazione, di realizzazione, di messa in pratica. Se ci troviamo in questa fase dobbiamo essere contenti perché vuol dire che è già arrivato il finanziamento e quindi siamo chiamati a realizzarlo e dagli una forma.
Il project manager sviluppa nelle sue funzioni quei principi e quelle metodologie che devono essere utilizzate per una corretta gestione delle attività progettuali.
Chi è invece l’Europrogettista?
L’Europrogettista è un professionista la lavora con i progetti Europei e si occupa della predisposizione delle domande e della documentazione idonea.
Figura altamente preparata in costante aggiornamento con una buona padronanza della lingua inglese. Deve avere una buona dose di creatività, uno spiccato interesse per le tematiche internazionali ed una visione strategica particolarmente ampia.
Si tratta di una professione per l’esercizio della quale sono necessarie competenze trasversali che vanno dalla capacità di analisi e lettura di un bando, a quella di studio e comprensione dei contenuti di un regolamento.
Queste skills sono fondamentali per l’Europrogettista.
Il motivo è che deve effettuare una prima analisi sui bandi e decidere se questo è fattibile o meno, in ottica strategica, all’azienda.
Solo in caso di risposta affermativa potrà iniziare a predisporre la domanda secondo i criteri individuati dal soggetto erogatore dei fondi.
Un Europrogettista può essere un dipendente di una società di Europrogettazione. Può essere un libero professionista e lavorare in modo autonomo.
Oppure può avere una propria associazione e scrivere e presentare progetti per l’associazione stessa.
L’Europrogettista si occupa della compilazione del formulario, e degli eventuali allegati, prendendo le mosse dall’idea progettuale.
L’idea progettuale deve avere due caratteristiche principali:
- essere finanziabile (ossia mirata a rispondere alle materie di interesse che la Commissione Europea decide di volta in volta di finanziare)
- essere coerente con gli obiettivi prefissati dalla stessa.
Che differenza c’è tra l’Europrogettista e il Project Manager?
L’euro progettista è colui che per conto di un ente che può partecipare si prende la responsabilità di ideare, scrivere e presentare il formulario e presentare il progetto alla Commissione. Una volta scritto il progetto e inviato correttamente si dovrà attendere l’esito.
Il Project Manager è la figura che entra in campo dopo che il progetto presentato è stato approvato. Il progetto, di conseguenza riceverà il finanziamento e potrà essere realizzato. Molte volte può capitare che il Project Manager è lo stesso che ha scritto il progetto. Questo perché, dal momento che è colui che deve andare a coordinare il progetto, è la figura ideale dal momento che il creatore dell’idea da cui nasce il progetto è colui che l’ha idealizzata e strutturata.
Quando Europrogettista e Project Manager sono la stessa persona può diventare per la figura stessa la parte più bella di questo lavoro. Ossia il fatto di coordinare la realizzazione di progetti idealizzati mesi prima, progetti che poi prendono per così dire vita, che si concretizzano.
A volta invece sono persone differenti perché ci sono coloro che amano solo occuparsi della fase che precede l’approvazione del progetto (Euro progettista).
C’è chi invece vuole, anche per aspetto caratteriale, essere il front man (Project Manager) del progetto dal momento che va alle riunioni, che parla con i partner, che va in Commissione Europea, il portavoce ufficiale, si occupa dell’organizzazione e delle attività.
Per capire come gestiscono un Progetto Europeo è importante conoscere il ciclo del progetto.
Quali sono le fasi del percorso di progettazione che devono seguire l’Europrogettista e il Project Manager?
È fondamentale capire i passaggi che bisogna effettuare per sviluppare un Progetto Europeo chiaro ed efficace che presenti un’idea a valenza europea e a forte impatto comunitario.
I passaggi relativi al ciclo del progetto sono appunto i seguenti:
- Programmazione: capire su che cosa andare a strutturare la nostra attività di progettisti.
- Identificazione: identificare non solo i bisogni, i problemi e l’idea progettuale andandola a strutturare ma identificare la call, ossia il bando più specifico che possa finanziare l’idea.
- Formulazione: inviarlo ed attendere l’esito durante il quale si devono presentare schede diverse e altri progetti.
- Realizzazione: una volta approvato si passa alla fase di realizzazione del progetto
- Valutazione: infine c’è la fase di analisi su quello che è stato prodotto e soprattutto si verifica se sono stati raggiunti gli obiettivi prefissati ed i risultati.
Che a loro volta sono strutturati in modo più specifico nei seguenti passaggi:
- Analisi della documentazione necessaria alla preparazione del progetto.
- Verifica della sussistenza dei requisiti richiesti dal programma e dei criteri di ammissibilità.
- Verifica sui tempi di preparazione di una proposta.
- Eventuali informazioni presso i funzionari UE o dei punti di contatto nazionali.
- Costituzione di un team di progetto.
- Prima elaborazione dell’idea progettuale.
- Prima bozza del budget di progetto.
- Ricerca di partner internazionali.
- Condivisione dei contenuti del progetto e negoziazione del budget con i partner internazionali.
- Compilazione e stesura finale del formulario di candidatura nelle sue diverse parti.
- Predisposizione del calendario di progetto.
- Raccolta degli allegati necessari e delle firme.
- Preparazione del dossier e invio, nel rispetto della scadenza!
Cos’è la Call for proposal?
La call for proposal è il testo del bando di finanziamento pubblicato dalle agenzie della Commissione europea che gestiscono i Programmi settennali.
Ogni bando contiene alcuni principi fondamentali generali, indipendentemente dal settore e dal programma di finanziamento:
- Carattere internazionale\transfrontaliero: l’idea progettuale deve avere una dimensione europea e coinvolgere più Stati membri. Inoltre, il progetto deve poter essere replicato in altri contesti dell’Unione.
- Divieto di retroattività: il contributo finanziario non può essere concesso per coprire i costi di attività svolte, anche parzialmente, prima della firma del contratto di finanziamento con la Commissione europea.
- Divieto di profitto: generalmente le attività previste nel progetto non generano alcun profitto per nessuno dei partner di progetto. Qualora ciò dovesse avvenire, il finanziamento verrebbe ridotto dell’ammontare corrispondente.
- Divieto di cumulo: le medesime attività non possono essere finanziate da più fonti contemporaneamente (es: Programmi di finanziamento diretti e Fondi indiretti – strutturali).
- Cofinanziamento: i bandi di finanziamento europei non finanziano in alcun caso il 100% del costo del progetto.
Il bando descrive tutte le caratteristiche essenziali per la costruzione e la presentazione della proposta progettuale e della richiesta di finanziamento.
È fondamentale per l’Europrogettista capire come scegliere la call per proporre il progetto Europeo al Bando più pertinente in modo tale che il progetto venga approvato e si possa ottenere il finanziamento.
Secondo quali criteri si sceglie la Call For Proposal?
Il primo criterio di selezione discende dalla valutazione del tema del progetto. Sulla base del tema generale oggetto della proposta progettuale possiamo, in primo luogo, scegliere il programma di finanziamento che più gli si addice.
In seconda battuta, è necessario verificare la presenza di bandi disponibili sul tema specifico della nostra proposta progettuale, scegliendo il bando i cui obiettivi si avvicinano il più possibile alla nostra idea.
Qualora non vi fosse alcun bando disponibile due sono le strade percorribili: attendere l’apertura o la riapertura di un bando a noi più congeniale, oppure adattare il nostro progetto agli obiettivi del bando in essere.
Il secondo criterio di selezione deriva dalla valutazione delle azioni e spese finanziabili dal bando. Ad esempio, sul tema specifico “educazione nelle scuole” vi sono bandi diversi a seconda che si intenda richiedere un finanziamento per lo sviluppo di moduli educativi innovativi, oppure che si intenda sviluppare scambi e mobilità tra scuole.
Inoltre, una valutazione attenta deve essere riservata alle voci di spesa ammissibili al finanziamento e al totale massimo finanziabile, onde evitare di proporre attività troppo costose, che difficilmente troveranno accoglimento.
Il terzo criterio riguarda la scadenza del bando. La costruzione di una proposta progettuale competitiva, di un partenariato internazionale e di un budget congruo richiedono tempo.
I tempi variano in maniera significativa (2-8 mesi) in base al bando e all’idea progettuale proposta. La scelta del bando, dunque, non può prescindere dal lavoro operativo necessario per la presentazione della proposta progettuale entro la scadenza.
L’ultimo criterio non riguarda l’idea progettuale in senso stretto, ma il soggetto giuridico che intende farsi carico dell’implementazione della stessa come capofila o partner di consorzio.
In alcuni casi, infatti, il bando impone la partecipazione di soggetti con specifici status (status giuridico ed esperienza specifica).
E se non ci fosse un’idea progettuale?
Ovviamente, qualora non avessimo un’idea progettuale specifica in mente, potremmo fare il percorso inverso monitorando i bandi aperti (o in apertura) e selezionando quelli potenzialmente interessanti.
In questo caso, sarà primariamente importante verificare la propria eleggibilità in termini di Paese di provenienza, status giuridico e ruolo nel partenariato.
Si dovrà poi procedere a valutare se vi siano i tempi tecnici per presentare la proposta e, solo se queste due valutazioni preliminari saranno positive, si potrà procedere analizzando le attività ammissibili e costruendo la proposta progettuale nel dettaglio, basata sul bando a disposizione.
Infine, è utile ricordare che alcuni bandi europei prevedono due passaggi distinti nella presentazione del progetto: una prima fase in cui è richiesta la presentazione di un concept note, ovvero una descrizione generale del progetto con una definizione del partenariato, e una seconda fase a cui si può accedere solo dopo la valutazione positiva dei concept note, e che prevede la presentazione di un progetto descritto a 360°.
La scelta del bando non può prescindere dalla valutazione anche di questo elemento in quanto può rendere più o meno agevole la presentazione di una proposta entro la data di scadenza ed allungare i tempi di valutazione.
Ecco perché a guidare un progetto Europeo sono fondamentali figure come L’Europrogettista e Il Project Manager che possono essere la stessa persona o figure differenti ma in ogni caso indispensabili per la realizzazione e presentazione di un Progetto Europeo.
Nello scorso articolo ti ho mostrato step by step come un’idea può trasformarsi in Progetto Europeo ed essere finanziata: oggi ho voluto mostrarti le figure che guidano e coordinano il progetto. Questo per dirti che avere degli esperti che ti supportano in questo percorso vuol dire avere la certezza di ottenere quel finanziamento e realizzare finalmente il tuo progetto!
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