Un sistema ERP (Enterprise Resource Planning) è un sistema gestionale esteso e integrato. Nello specifico è un insieme di applicazioni software integrate fra loro.
Applicazione che gestiscono in modo coordinato molteplici attività aziendali, condividendo le stesse informazioni e lo stesso sistema di database.
Un sistema ERP deve quindi inglobare in sé tutta l’azienda e le sue funzioni, quali: finanza, amministrazione e contabilità, magazzino, marketing, vendite, distribuzione, produzione, acquisti, gestione del personale e degli asset, pianificazione.
Tramite l’integrazione di tutte le attività aziendali in un unico sistema, si rivela così utile e indispensabile a supportare il management nelle decisioni e nelle strategie di marketing.
In che modo? Aiutandolo ad individuare quali sono i processi che creano valore e quali no, quali migliorare, ridurre o eliminare.
Come Funziona il Sistema ERP?
Andando a riprendere quanto detto sopra, un valido sistema ERP mette a fattor comune tutti i processi aziendali con il fine di:
- migliorare la collaborazione;
- supportare l’azienda nella scelta delle decisioni a partire dall’analisi dei dati;
- aumentare il livello di produttività
Bisogna quindi cercare gli strumenti software in grado di semplificare:
- Gestione finanziaria: miglior controllo sulle risorse aziendali, sul flusso di cassa e sulla contabilità.
- Catena di approvvigionamento e gestione delle operazioni: semplificazione dei processi di acquisto, produzione, inventario ed elaborazione degli ordini di vendita.
- CRM: possibilità di fornire un servizio clienti migliore, aumentando così tutte le opportunità di cross-sell e upsell.
- Gestione dei progetti: gestione e monitoraggio dei progetti attivi e della fatturazione per consegnare il lavoro nei tempi prestabiliti e nei limiti del budget.
- Gestione delle risorse umane: miglior gestione delle persone dell’azienda. In che modo? Attirando, assumendo, gestendo e retribuendo i dipendenti in gradi di aiutare l’azienda a migliorare sempre di più.
- Business Intelligence: usare strumenti facili per effettuare analisi, reporting e business intelligence veloci.
Durante il processo di crescita del business aziendale a livello globale, è fondamentale capire il sistema ERP come funziona e quindi permettere all’ecosistema aziendale di rimanere visibile e creare degli standard efficaci relativi ai processi aziendali.
A partire da questa situazione aziendale sarà più semplice entrare a far parte di nuovi mercati globali ed ampliare il business aziendale.
Se si riesce a capire il sistema ERP come funziona si ottengono i seguenti vantaggi competitivi:
- Collaborare in più organizzazioni virtuali: facile partnership con altri operatori, partner e fornitori della catena di valore.
- Entrare facilmente in nuovi mercati: supporto di posizioni, aree geografiche e settori nuovi con il minimo dispendio di risorse IT.
- Semplificare l’ambiente IT: uso di un’unica soluzione ERP che si innova facilmente capitalizzando gli investimenti IT esistenti.
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Sistema ERP: quali caratteristiche ricercare
Oggi sul mercato c’è un’offerta di software veramente molto vasta, e spesso il termine ERP viene contestualizzato in modo diverso rispetto a quella che è la definizione classica (che sopra abbiamo visto).
In particolare, in Italia, dove anche l’uso nel linguaggio comune delle definizioni di “Piccola Azienda” o di “Media Azienda” è inserito in un contesto locale molto diverso e peculiare del nostro paese, rispetto al contento Europeo o Americano.
Nello scegliere come orientarsi fra le numerose proposte presenti sul mercato, occorre in ogni caso tenere presente che un sistema ERP deve avere soprattutto tre caratteristiche essenziali:
- massima flessibilità di utilizzo
- grande capacità di automatizzazione dei flussi aziendali
- disponibilità delle informazioni in tempo reale
Da un punto di vista più strutturale, è importante che il sistema sia anche in grado di adattarsi ad eventuali cambiamenti organizzativi che possono verificarsi nel tempo.
Solitamente, infatti, un’azienda decide di passare dall’uso di un software gestionale ad un sistema ERP a seguito di eventi aziendali oppure per una scelta strategica.
Nel primo caso, gli eventi determinanti possono essere interni, come ad esempio caos nella gestione del business, una disordinata o addirittura mancante organizzazione dei flussi aziendali, l’introduzione di produzioni molto complesse che comportano la gestione di molti materiali o molteplici fasi lavorative.
Ci sono poi cause esterne, come ad esempio una fusione, l’acquisizione di nuovi rami aziendali. Quando, invece, il cambiamento è determinato da una scelta strategica, questa solitamente avviene a seguito di un processo di ristrutturazione organizzativa, alla base della quale c’è l’ottimizzazione dei processi (Business Process Reengineering – BPR).
Sistema ERP e gestione di prodotti e logistica di un’azienda
Il sistema ERP semplifica i processi associati all’aggiunta, alla categorizzazione e al raggruppamento di nuovi articoli, all’implementazione di offerte speciali, al monitoraggio delle scorte, al rifornimento dell’inventario e molto altro. Il sistema può essere personalizzato per soddisfare le esigenze specifiche della tua attività.
Se gestisci un magazzino, il reparto vendite può comunicare automaticamente al reparto spedizioni cosa e quando spedire al cliente. Se sei una società di servizi, il responsabile dei progetti può essere avvisato automaticamente di una nuova attività.
Una volta consegnato il prodotto, o erogato il servizio, le fatture possono essere generate in automatico dal sistema e inviate al cliente via e-mail.
Oppure essere spedite via posta cartacea. Il reparto contabilità può registrare le fatture pagate mediante bonifico bancario o assegno.
Il sistema ERP può tenere sotto controllo il livello scorte e suggerirti cosa e quando acquistare, in base alle scorte presenti in magazzino, ai tempi di consegna dei fornitori e ai modelli di vendita. Può creare e inviare via e-mail in automatico gli ordini di acquisto ai fornitori.
Una volta ricevuti i beni, l’ufficio arrivi può registrare gli articoli di magazzino ricevuti. Le informazioni sulle quantità in magazzino saranno immediatamente disponibili per il team vendite.
Tutte le attività sono legate alla contabilità
Il team che si occupa della contabilità fornitori può visualizzare le ricevute e associarle alle fatture dei fornitori. Le fatture contabilità fornitori possono essere raggruppate in base ai termini e alle scadenze e pagate elettronicamente, eliminando la necessità di stampare e di spedire gli assegni.
In qualsiasi giorno del mese puoi verificare cosa è stato venduto e i margini generati dalle vendite. Per molti “cash is king” (la cassa viene prima di tutto).
Grazie al sistema ERP puoi monitorare in qualsiasi momento i conti di cassa e altri conti dello stato patrimoniale quali magazzino, debiti e crediti. Oltre ai conti di stato patrimoniale, puoi visualizzare il conto economico in formato dashboard, una scrivania virtuale che offre una visione di insieme e ti aiuta a concentrare le energie nelle aree critiche.
I rendiconti e gli elementi della dashboard sono collegati alle transazioni, consentendoti di esaminarle in dettaglio. Fonte eossolution
Qual è la differenza tra ERP e software gestionale?
La differenza principale è che un software gestionale tende soprattutto a ricavare e consuntivare informazioni nelle diverse aree di gestione (amministrazione, produzione, ecc.).
Sistema ERP è invece un programma esteso e integrato che parte dei flussi organizzativi dell’azienda.
Ciò significa che l’ERP tratta una pluralità di applicazioni che, condividendo lo stesso database, possono comunicare perfettamente tra di loro e trasferire dati in maniera efficace e coordinata.
Entrando nel dettaglio, possiamo vedere che un ERP è in grado di gestire ad esempio clienti, fornitori, risorse umane, amministrazione, magazzino, pianificazione e marketing, distribuzione, lista che può essere estesa alla quasi totalità dei settori aziendali.
Tra i gestionali tradizionali e le soluzioni ERP esiste quindi una differenza sostanziale, ed è quella della perfetta integrazione dei processi che la seconda soluzione è in grado di offrire.
Gli elementi che principalmente distinguono un ERP system da un gestionale sono quindi tre:
- massima collaborazione possibile tra tutte le funzioni aziendali per utilizzare al meglio i dati inseriti e raccolti, e conseguente elaborazione delle informazioni per proporre o pianificare attività e ordini;
- controllo costante di tutti i processi aziendali;
- capacità di raccogliere ed elaborare quegli importanti dati sintetici che consentono di monitorare l’andamento di tutta l’azienda.
Il ciclo di vita di un sw ERP è molto più lungo rispetto a quello di un gestionale e ha un impatto significativo sia sul business aziendale che sul suo processo evolutivo, ed è proprio per questo che è altresì molto importante nutrirlo di dati puliti e di valore, per mantenere l’ingranaggio completamente sano.
Se hai un software gestionale è già un buon metodo per ottimizzare il tuo business ma da come hai appena letto il sistema ERP può essere una marcia in più per la tua azienda!
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Perché dotare la propria azienda di un sistema ERP?
Un sistema ERP consente di aumentare efficienza e redditività ottimizzando tutti i processi organizzativi aziendali.
Grazie a un’interfaccia che consente di ottenere informazioni su ogni aspetto del proprio business, il sistema ERP può definirsi una vera e propria centrale operativa attraverso la quale vengono evidenziati sprechi ed errori, che permettono di correggere strategie e processi produttivi.
Inoltre, personalizzando il Sistema ERP in base alle necessità aziendali, sarà possibile creare un flusso di materiali e informazioni continuo. Sarà poi compito dei diversi reparti coordinare i processi decisionali in base ai dati in possesso.
I Sistemi ERP di ultima generazione consentono di concepire l’impresa come un sistema aperto, così da gestire in maniera sinergica tutti gli aspetti del business, senza dover utilizzare più gestionali.
Un ERP, quindi, rende possibile la gestione dell’area logistico e produttiva, ma anche di coprire tutte le aree che possono essere automatizzate e/o monitorate, al fine di migliorare i propri processi e valutare i dati delle performance in maniera analitica.
Il vantaggio principale consiste nel fatto che il gruppo di lavoro potrà operare in un contesto unico e uniforme, indipendentemente dalla loro mansione.
Quali sono i vantaggi per le aziende?
I sistemi gestionali ERP offrono alle aziende una gestione molto più efficiente rispetto a quella che permettevano i vecchi programmi dipartimentali.
Questo perché i software gestionali di ultima generazione consentono di gestire l’impresa come un unico sistema aperto.
Permettono infatti di gestire tutti i processi, anche trasversalmente ai differenti dipartimenti aziendali in maniera sinergica e consentono anche di dialogare con sistemi esterni all’azienda come, ad esempio, sistemi relativi a fornitori o terze parti.
I gestionali ERP offrono anche un alto livello di personalizzazione delle funzioni grazie alla struttura modulare che permette di selezionare quelle che meglio rispondono alle necessità dell’impresa, rendendo massima la flessibilità di questi sistemi.
Un altro tratto distintivo degli ERP gestionali è l’integrabilità con altri sistemi, che rende possibile il dialogo con programmi preesistenti mantenendo l’unicità del dato.
Riassumiamone quindi i vantaggi:
- Riduzione del rischio di duplicazione del dato
- Riduzione dei costi operativi attraverso l’ottimizzazione dei processi e l’individuazione di best practice
- Accesso a tutte le informazioni aggiornate in tempo reale
- Maggior collaborazione delle risorse sull’inserimento delle informazioni e miglior reperimento dei dati
- Ottimizzazione dei processi, dei flussi di lavoro e gestione della supply chain
- Automatizzazione di attività operative dei flussi di lavoro
- Analisi delle performance aziendali grazie a strumenti di report
- Decisioni strategiche più mirate grazie a tools di previsione dell’andamento delle performance di business
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