Il Workflow, tradotto in italiano come “flusso di lavoro”, è l’organizzazione automatizzata e coordinata secondo modelli prestabiliti di compiti e persone coinvolti in un processo lavorativo.
Ogni processo aziendale è costituito da una sequenza di attività, chiamate task, da completare per raggiungere un obiettivo predeterminato e passare alla fase successiva.
I software per workflow rappresentano lo strumento fondamentale per gestire la rivoluzione digitale e rendere la collaborazione a distanza tra persone sempre più agevole.
È evidente che una corretta interazione tra i soggetti e una rapida trasmissione delle informazioni permette un’esecuzione efficace ed efficiente dei processi lavorativi, consentendo all’azienda di raggiungere gli obiettivi economici predefiniti, ridurre i costi e reagire con prontezza all’evoluzione dei mercati.
La gestione del workflow aziendale
Per gestire il workflow aziendale servono determinati accorgimenti perché non è semplice come sembra. Per organizzare al meglio le attività aziendali bisognerà impostare un diagramma di flusso da condividere con ogni persona coinvolta nel processo in modo da avere ben chiare le diverse mansioni e le modalità di esecuzione.
Di tutte le attività aziendali che interessano, bisogna quindi elencare tutte le azioni necessarie alla tua organizzazione che richiedono l’interazione tra diversi ruoli e suddividere il lavoro tra gli interessati per capire come lavorare e interagire con gli altri.
Definire ogni attività permette di costruire il flusso di lavoro spiegando il compito da svolgere in ogni reparto. Cercare di organizzare il flusso di lavoro in base a una corretta sequenza logico-temporale per organizzare al meglio le mansioni dell’azienda.
Esistono essenzialmente due tipi di Workflow: due modelli che arrivano dal “motore di Workflow” che definisce regole e procedure in modo da automatizzare il processo decisionale.
Eccoli nel dettaglio
- Il Workflow Procedurale è noto anche come workflow direttivo o di produzione. Semplicemente, riguarda procedure già note all’azienda che vengono eseguite mediante procedimenti prestabiliti.
- Il Workflow Dinamico si basa invece su un modello di collaborazione che non ha nulla di prestabilito e infatti viene chiamato dinamico. I soggetti intervengono a seconda delle decisioni che vengono prese durante il flusso di lavoro.
Come organizzare il workflow aziendale
Sappiamo ora bene a cosa serve organizzare il workflow e cosa bisogna considerare per crearne uno efficace e ben strutturato. Bisogna ora capire come è possibile organizzare al meglio un flusso di lavoro che include numerose persone, attività e risorse.
Anche se sembra difficile, l’imprenditore a capo di un progetto incontra diverse difficoltà quando deve organizzare le attività di una sola persona. Ma una volta compreso il meccanismo sarà tutto più semplice.
Ecco cosa si può fare:
- Eleggere un Project Manager, cioè una persona che si occupa esclusivamente di organizzare e coordinare ogni membro del gruppo.
- Considerare quanto tempo serve per svolgere ogni attività in modo da riuscire a incastrare nel modo migliore ogni risorsa aziendale.
- Esaminare tutte le attività in base alla priorità e all’urgenza per l’intero flusso aziendale. Un workflow dovrebbe dare la priorità alle attività con maggiore rilevanza.
- Assicurarsi che ogni figura abbia a disposizione delle risorse e delle informazioni necessarie per svolgere la mansione in modo da non interrompere alcuna attività perché qualcuno non ha sufficienti risorse per portare a termine il lavoro.
Perché è importante utilizzare un sistema di workflow
Per affrontare un contesto economico sempre più competitivo, devi elaborare una strategia che aiuti la tua azienda a distinguersi sul mercato e a crescere.
L’automazione dei flussi di lavoro, focalizzandosi anche sui più piccoli dettagli, ti consente di avere una visione d’insieme più chiara dei processi produttivi, permettendoti di migliorarne efficienza ed efficacia e di conseguenza incrementare i profitti.
Molte aziende sono sopraffatte da una mole di attività inutili e ridondanti e da problemi di comunicazione tra reparti, che non fanno altro che rallentare il lavoro e creare malcontento.
Grazie agli strumenti di workflow puoi individuare ed eliminare tutte le attività routinarie, migliorare le relazioni tra management e dipendenti e fornire prodotti e servizi migliori ai tuoi clienti, dando valore alla tua azienda.
Il workflow permette di correlare tutte le attività in modo omogeneo gestendole in modo corretto efficiente ed efficace.
La digitalizzazione, quindi, permette una vera propria automazione del flusso di lavoro.
5 step per ottimizzare un’attività lavorativa con il Workflow
Analisi. Individuare le attività manuali e ripetitive che potrebbero necessitare dell’automazione dei flussi di lavoro tramite workflow.
Obiettivi. Gli obiettivi dell’automazione dei flussi di lavoro possono essere vari: aumento del ROI, time to market più veloce e maggiore produttività del team.
Formare un team. La buona riuscita di un progetto dipende dalla collaborazione delle persone che ne fanno parte. Comunicare i benefici ai responsabili di processo ed incoraggiare i feedback sono la cosa migliore per riuscirci.
Progettare il workflow. Definire il processo con una piattaforma di workflow management e assegnare permessi e regole per ogni task e utente.
Misura i KPI e ROI. Lo scopo dell’automazione non può dirsi pienamente raggiunto finché i risultati ottenuti non sono misurati e confrontati alla gestione precedente.
L’ottimizzazione del Workflow aziendale permette inoltre di:
- assegnare dei ruoli e gestire le scadenze;
- aumentare l’efficienza dell’impresa;
- ridurre drasticamente gli errori;
- abbattere i tempi di risposta;
- tenere i singoli processi costantemente sotto controllo da parte dei responsabili;
- coinvolgere continuamente tutti gli attori nei processi;
- garantire la tracciabilità di ogni singola operazione;
- ridurre lo spreco di carta.
Workflow: come automatizzarlo ed aumentarne la produttività
Il principale vantaggio dell’automazione dei processi aziendali è il risparmio del tempo. Delegando al software l’applicazione di alcuni processi si può fare a meno dell’intervento umano. Liberi da incombenze operative, le risorse possono essere applicate su azioni con un valore aggiunto maggiore. L’intera forza lavoro risulterà più produttiva ed efficiente.
Secondo il 42% dei leader aziendali, le attività vengono completate più velocemente con l’automazione dei processi rispetto a quando vengono eseguite manualmente.
Riducendo la ripetitività delle mansioni, inoltre, si ottiene un ridimensionamento degli errori umani e di conseguenza una minore necessità di rielaborare l’intero processo in modo corretto.
Un risparmio di tempo e di risorse non indifferente!
Oltre che nei casi di automazione del flusso di lavoro interno, è bene immaginare scenari più ampi in cui una sola realtà aziendale si trova a dover gestire flussi di dati provenienti da sistemi differenti, come nei casi di vendita online, dove si utilizza un gestionale interno scollegato dalla piattaforma e-commerce. In questo caso diviene pressoché obbligatoria l’integrazione dell’e-commerce con il gestionale.
Anche nel campo del marketing è possibile automatizzare alcuni processi altrimenti gravosi e dolorosamente lenti. È sicuramente il caso dell’e-mail marketing. Una realtà aziendale che voglia sfruttare questo strumento del digital marketing dovrà sicuramente pensare ad un connettore per la sincronizzazione dei dati.
Come automatizzare i processi aziendali nel modo corretto
Ora che sappiamo quali opportunità possiamo sfruttare automatizzando i processi aziendali, rimane da capire come farlo nel modo più profittevole e corretto per la nostra realtà aziendale.
Proprio sull’onda della crescente necessità a livello globale di un workflow organizzato ed automatizzato, sono stati sviluppati numerosi software capaci di collegare più processi con piattaforme esterne. È possibile gestire contemporaneamente ed in modo sincronizzato flussi di dati provenienti da diversi canali. Integrare marketplace, software di e-mail marketing, e-commerce gestionali ed ERP è ormai possibile. Bisogna solamente scoprire quale prodotto è davvero efficiente e capace di rispondere alle nostre esigenze.
Per questo motivo la principale qualità del connettore da scegliere sarà la personalizzazione del prodotto. Anche la capacità di adattarsi ai continui aggiornamenti delle piattaforme terze senza la necessità di interventi sui propri sistemi è un aspetto da non sottovalutare.
Se vogliamo sfruttare al massimo i vantaggi dell’automazione dei processi, il prodotto che sceglierete dovrà essere in grado di sfruttare l’abilità di comunicazione M2M (Machine to Machine) oltre alle tecnologie di elaborazione ed aggregazione dei dati. Il bacino di informazioni cui avremo accesso sarà così arricchito ulteriormente e costantemente.
Quali sono i vantaggi dell’automazione?
L’impatto positivo del workflow digitalizzato riguarda tutti i settori aziendali. Alcuni saranno più coinvolti e con maggiori benefici nel breve termine, altri vedranno risultati di valore nel medio-lungo termine, ma indubbiamente tutto l’universo aziendale potrà usufruire del miglioramento prodotto dai processi di automazione.
I vantaggi principali nel breve periodo sono sicuramente:
- Diminuzione del lavoro manuale
- Ottimizzazione dei costi
- Informazioni e dati sempre aggiornati e reali
- Miglioramento della comunicazione interna ed esterna
Tutti questi vantaggi apportano un miglioramento nella strategia di business, potendo dirottare tempo e risorse su obiettivi con un alto valore aggiunto si potrà migliorare anche il piano strategico dell’azienda.
Automatizzare i flussi di lavoro al giorno d’oggi non risulta solo un vantaggio ma in alcuni casi diventa necessario e non più rimandabile. Bisogna in chiusura di analisi, valutare anche quanto tutto questo apporti benefici sia all’aspetto umano che alla qualità del lavoro per le persone.
Un lavoro maggiormente organizzato, con informazioni precise e costanti e una qualità del tempo lavorativo migliore può solamente incentivare anche il lavoro delle risorse umane coinvolte nei processi aziendali.
Un ambiente di lavoro più disteso e sereno porta sicuramente un incremento di produttività e di coinvolgimento dell’intero team. Non solo! I processi di digitalizzazione sono incentivati dallo Stato grazie a contributi a fondo perduto e finanziamenti a tasso agevolato.
Se vuoi digitalizzare il tuo Workflow aziendale ti consiglio di affidarti ad un team di esperti in materia. Ti basta cliccare qui per prenotare una consulenza gratuita e, dopo un primo confronto e analisi di bisogni ed obiettivi da realizzare, costruiremo un percorso innovativo per la tua azienda in modo da ottimizzare al massimo i flussi di lavoro e goderne gli incentivi.
