La digitalizzazione dei processi aziendali è un obbligo derivato dal contesto sociale ed economico in cui si opera attualmente.
Non sono solo le norme a spingere verso questo obiettivo, ma anche le esigenze di business e di gestione corretta dei documenti digitali.
Tre imprese su cinque sono ancora in uno stadio iniziale di digitalizzazione. Per questo è importante l’azione di sensibilizzazione delle imprese verso queste tematiche.
A frenare la trasformazione digitale delle imprese è, infatti, soprattutto l’assenza di figure capaci di guidarle verso l’adozione delle tecnologie avanzate.
Per questo motivo Unioncamere ha definito un sistema per la certificazione delle competenze dei manager dell’innovazione digitale.
Si tratta di figure capaci di assicurare all’impresa lo sviluppo culturale e la diffusione di un pensiero innovativo che orienti un costante cambiamento dei processi in chiave impresa 4.0.
Un pensiero innovativo che garantisca la progettazione e la realizzazione di «modelli di business» in chiave impresa 4.0, assicurando il coordinamento strategico ed operativo di iniziative progettuali di digital transformation.
Il 60% delle imprese si colloca nelle prime fasi del processo di digitalizzazione e di adozione delle tecnologie della “new digital wave”.
Mentre il 30% ha intrapreso il cammino verso la digitalizzazione. Solo il 10% può essere realmente considerato consapevole delle opportunità offerte dalla quarta rivoluzione industriale.
Gli imprenditori del Nord est e del Nord Ovest sono quasi a metà del guado del percorso di digitalizzazione.
Più avanti in particolare sono quelli del Trentino Alto Adige, mentre circa il 70% dei loro colleghi del Sud si trova ancora nella fase iniziale.
Nella media, invece, le imprese del Centro con una maturità digitale più avanzata nelle Marche e in Umbria.
Perché è importante la digitalizzazione dei processi aziendali?
La digitalizzazione dei processi aziendali è un percorso quasi obbligato ma che va affrontato per gradi.
Non può essere standardizzato e replicato più volte indipendentemente dalla natura del soggetto che ne beneficerà.
Per ogni realtà aziendale o professionale va attivato un percorso di analisi e valutazione.
L’obiettivo è quello di stabilire che grado di digitalizzazione può rafforzare la sua competitività.
Non tutto quello che è realizzabile tecnologicamente è anche opportuno dal punto di vista economico e di sviluppo.
Un fatto certo, relativamente alla società in cui ci muoviamo, e che imprese aziende e professionisti si confrontano quotidianamente con nativi digitali.
Stiamo parlando di quelle persone per le quali è scontato avvalersi di offerte digitali e le cui esigenze devono essere soddisfatte.
È inoltre difficile immaginare settori amministrativi come la contabilità, la gestione degli ordini e del personale o il marketing e la comunicazione senza strumenti digitali.
A questi dobbiamo aggiungere i processi nel settore logistico e delle vendite sempre più spesso gestiti e controllati con soluzioni IT.
La Trasformazione Digitale porterà con sé innumerevoli cambiamenti, che dovranno essere gestiti in modo corretto.
In questo caso voglio focalizzarmi su un aspetto molto importante, che non è secondario ad altri argomenti annessi al mondo della Digitalizzazione e della famosa Industria 4.0.
Parliamo dell’importanza di rendere opponibili a terzi e rendere sicuri secondo le norme e le best practices, i nostri dati informatici e digitali. Quel dato o anche informazione digitale che viaggerà nei prossimi anni tra i nostri sistemi informativi aziendali e tra gli Enti e tra i blocchi di una o più Blockchain e tra i nostri smartphone e le nostre scrivanie digitali.
Come avviene la digitalizzazione dei processi aziendali?
Dal momento che i documenti prodotti in azienda, sono parte consistente del patrimonio aziendale, a maggior ragione ora che il Dato diventa il Petrolio del prossimo ventennio, è fondamentale che l’organizzazione abbia pieno possesso di tutti i documenti e di tutta la loro “storia” che viene prodotta giornalmente.
La risposta a questo problema, è un processo digitale, dettato dalle best practices della trasformazione digitale.
Un processo che permetta ai tuoi utenti di accreditarsi al sistema aziendale a inizio rapporto. Come? Venendo immediatamente in possesso di identità digitale, con cui prendere parte ai vari processi di lavoro, secondo i privilegi previsti per il proprio ruolo e per le proprie mansioni.
Attenzione, perché per identità digitali non si intende semplicemente la login e la password. Parliamo di un sistema di identità molto più evoluto che consenta all’utente di gestire tutte le attività e le informazioni che gestisce in azienda.
Una volta che il rapporto cessa, la documentazione prodotta da quell’utente e i vari processi decisionali e autorizzativi ai quali ha preso parte devono rimanere patrimonio della società.
L’account, solo quello, del dipendente viene invece distrutto, insieme ai suoi dati sensibili ed eventualmente biologici/biometrici.
La documentazione digitale dell’azienda non rappresenta soltanto la storia dell’azienda.
Diventa fondamentale, infatti, perché tutti i documenti digitali dell’azienda hanno un valore.
Sono inoltre oggetto di contenziosi legali o semplicemente per dimostrare che è esistita un’attività o un affare e che è stato gestito in questo modo, con queste risorse e questi asset.
Si può avere anche il sistema documentale migliore del mondo. Bisogna però avere le metodologie e le procedure per digitalizzare in modo corretto i processi aziendali. In questo modo si evita di avere una digitalizzazione che porterà errori e danni.
Quali sono i vantaggi che puoi avere digitalizzando i tuoi processi aziendali?
Partiamo dal fatto che un processo può dirsi digitalizzato solamente se le informazioni che lo riguardano:
- vengono utilizzate attraverso un mezzo digitale;
- è veloce e semplice da attivare;
- sono elaborate in maniera meccanica;
- si basano sullo scambio tra sistemi IT interconnessi.
Detto questo possiamo dire che la digitalizzazione dei processi aziendali consente di eliminare il famoso “collo di bottiglia”.
Ovvero di sollevare dagli incarichi più “macchinosi” quella parte di personale che solitamente possiede le informazioni cruciali.
Personale che, troppo spesso, non ha tempo o modo di condividerle con i colleghi.
L’efficienza e la flessibilità aziendale migliora grazie anche alla possibilità di creare nuovi modelli automatizzati che permettono di raggiungere gli obiettivi aziendali e rispondere meglio alle esigenze dei clienti e dei dipendenti.
Per soddisfare le esigenze del cliente e facilitare la vita dei propri sottoposti, è utile avere un’infrastruttura solida, ma maneggevole, che permetta lo scambio di feedback e informazioni tra dipendenti e con i clienti.
Ecco il vantaggio maggiore che si ha adottando nuove tecnologie.
Tecnologia che siano in grado di assistere più clienti allo stesso tempo, riducendo costi e tempistiche.
Ciò che ne consegue è la creazione di un sistema che va a semplificare e ad omologare l’esperienza dei clienti, a prescindere dal modo e dal momento in cui interagisce con l’azienda per acquistare i beni o i servizi di cui ha bisogno.
“Digitalizzare i processi aziendali” favorendone l’ingresso in questo mondo così etereo, vuol dire saper creare un processo semplificato.
Saper creare, in questo senso, una infrastruttura IT che agevoli la collaborazione tra dipendenti ed il long life learning, ma non solo.
Si ha anche una riduzione degli errori umani, eliminando anche i rallentamenti e si avrà un sistema sempre aggiornato in tempo reale. Anche le comunicazioni ed il flusso di lavoro saranno più rapidi.
Tra gli altri vantaggi della digitalizzazione dei processi aziendali vi è la divulgazione di una nuova modalità di lavoro tra dipendenti e collaboratori esterni all’azienda.
Fondamentale è il così detto “approccio Human&Technology”, il quale coniuga consulenza, analisi dei bisogni documentali e dei processi da ridisegnare. Unendo a questo sistema una tecnologia veloce e facile da realizzare, si potranno facilmente soddisfare le esigenze del business.
Infine, l’ultimo beneficio che porta la digitalizzazione dei processi aziendali è la possibilità di poter prendere le migliori decisioni in tempi più ridotti rispetto a quelli previsti da processi non digitalizzati, avvalendosi di collaborazione, automazione e gestione dati.
Oggi, la digitalizzazione dei processi aziendali è l’unico modo per rimanere attivi nel mercato, qualsiasi esso sia.
Ogni settore, perfino quello pubblico, sta cercando di rimanere al passo con la digitalizzazione delle informazioni. Seguire i trend ed essere competitivi, a prescindere dal settore in cui opera l’azienda, è fondamentale.
La conservazione digitale riuscirà a garantire integrità, autenticità, leggibilità, reperibilità ed affidabilità di quei documenti coinvolti nella digitalizzazione aziendale come prevede anche il Codice dell’Amministrazione Digitale.
Tutto ciò senza dimenticare il fattore umano che è l’elemento chiave di questa trasformazione, in quanto ne è il reale motore e fruitore.
Quali sono gli obiettivi di AlzaRating nel supportare la digitalizzazione della tua azienda?
L’obiettivo della digitalizzazione dei processi aziendali è quello di sviluppare da parte nostra azioni mirate per supportare le imprese nel percorso di verifica e valutazione del grado di digitalizzazione della propria azienda o attività.
Lo step successivo è quello di aiutarle a sviluppare e adottare le opportune misure. Per un imprenditore, riconoscere le opportunità di efficientamento e sviluppo legate alla digitalizzazione sulla base delle proprie risorse e capacità, equivale a focalizzare reali strategie di crescita.
Nello specifico noi vogliamo:
- Sensibilizzare gli imprenditori sulla necessità di avviarsi verso la Digital Transformation
- Profilare il livello di digitalizzazione della loro attività
- Individuare la migliore strategia per affrontare una trasformazione digitale che sia realmente utile ed efficace per lo sviluppo dell’attività stessa
- Pianificare con l’imprenditore le azioni da avviare supportandolo nelle scelte da effettuare
In questo modo si arriva alla creazione di opportunità concrete di sviluppo attraverso la digital transformation.
Sarà per noi importante sapere per certo se all’interno della propria azienda risiedono professionalità in grado di favorire la trasformazione in modo da prendere la giusta direzione.
Una corretta trasformazione digitale attuata in coerenza con la mission e gli obiettivi aziendali, permetterà soprattutto ad aziende di piccole dimensioni del territorio di relazionarsi al meglio.
Soprattutto di farlo con tempistiche migliori sia con il cliente che con realtà imprenditoriali più grandi e organizzate ed insieme attuare mirate strategie di sviluppo.
Vuoi anche tu digitalizzare la tua azienda e sfruttarne i vantaggi con un supporto da parte di un team di esperti in digitalizzazione e innovazione 4.0?
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Questo ti permetterà di assumere nel tuo patrimonio di competenze nuove modalità di approccio al mercato e al cliente, nuovi assetti organizzativi e gestionali, nella catena di produzione o di offerta di un servizio, nuove modalità di gestione dei dipendenti.
