Il Whistleblowing rappresenta un elemento chiave nella conformità aziendale. È un processo che permette ai dipendenti, così come a individui esterni come fornitori o clienti, di segnalare qualsiasi condotta illecita o scorretta che osservano nell’ambito delle loro interazioni con un’organizzazione.
Queste segnalazioni sono fatte in maniera confidenziale e sicura, garantendo protezione a chi sceglie di evidenziare queste irregolarità.
In sostanza, il Whistleblowing funge da meccanismo interno per mantenere l’integrità e l’etica all’interno delle aziende, consentendo un controllo efficace e la responsabilizzazione sul posto di lavoro.
Whistleblowing: nuove Direttive UE per trasparenza e tutela
Una rivoluzione nel campo della conformità e della trasparenza aziendale si profila all’orizzonte con l’avvento di nuove normative più severe sul whistleblowing.
‘Whistleblower’, termine inglese che letteralmente significa ‘soffiatore di fischietto’, identifica coloro che, all’interno di un’organizzazione pubblica o privata, assumono il coraggioso ruolo di segnalatori di illeciti, frodi, o situazioni di pericolo per la salute e la sicurezza pubblica.
Questi individui agiscono come arbitri nel campo aziendale, richiamando l’attenzione su pratiche illegali o non etiche per arrestarle.
Le nuove regolamentazioni riguardano il whistleblowing interno, che permette ai lavoratori e a terze parti di un’organizzazione di segnalare in modo confidenziale eventuali irregolarità attraverso canali comunicativi interni.
Sono rivolte anche al whistleblowing esterno, che avviene quando le segnalazioni sono indirizzate a entità esterne come autorità giudiziaria, media, o organizzazioni competenti.
Il ricorso al whistleblowing esterno emerge spesso da una mancanza di fiducia nell’organizzazione di appartenenza. Oppure dalla sua incapacità di garantire un sistema di segnalazione sicuro e protettivo.
In tal caso, i segnalanti si rivolgono direttamente alle autorità esterne per assicurare che le loro preoccupazioni vengano adeguatamente affrontate.
Sotto la nuova direttiva UE sul whistleblowing, le organizzazioni rischiano sanzioni significative, fino a 50.000 euro, se vengono scoperte a:
- prendere misure ritorsive contro i segnalanti;
- ostacolare le segnalazioni;
- violare l’obbligo di riservatezza.
Ulteriori penalità sono previste per le aziende che non implementano procedure adeguate al whistleblowing o che non gestiscono correttamente le segnalazioni ricevute.
Queste misure mirano a rafforzare la lotta contro l’illegalità e a promuovere un ambiente di lavoro più sicuro e etico.
Il whistleblowing si afferma così non solo come uno strumento per prevenire gli illeciti, ma anche come un mezzo per responsabilizzare i cittadini e coinvolgerli attivamente nel miglioramento della società.
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Whistleblowing, alleato per le aziende nella lotta alla frode e nella gestione del rischio
Un importante sviluppo nel panorama della compliance aziendale emerge con l’adozione crescente del whistleblowing.
Le aziende che implementano un sistema di whistleblowing non solo si conformano alle normative, ma si dotano anche di uno strumento strategico per il rafforzamento del controllo interno.
Questo sistema consente alle organizzazioni di identificare precocemente frodi e altre criticità, prevenendo danni maggiori e limitando le responsabilità legali.
I dipendenti, spesso i primi a notare eventuali irregolarità, giocano un ruolo chiave in questo processo. Pertanto, è nell’interesse delle aziende proteggere e persino incoraggiare le segnalazioni da parte dei whistleblower.
Un ambiente aziendale che promuove attivamente il whistleblowing, specialmente supportato dai top manager, si trasforma in un fattore di miglioramento continuo, contribuendo alla creazione di una cultura aziendale più etica e trasparente.
Whistleblowing e Compliance Aziendale: nuovi obblighi e Normative in arrivo dal 17 Dicembre 2023
Dopo aver approfondito l’importanza del whistleblowing nelle dinamiche aziendali, è ora di esaminare gli obblighi e le normative che le imprese dovranno rispettare le aziende.
Questo a partire dal 17 dicembre 2023. come stabilito dal recente D.lgs. del 10 marzo 2023, n. 24.
Destinatari della Nuova Normativa sul Whistleblowing Il D.lgs. 24/2023 individua con precisione i soggetti che devono adempiere a questi nuovi obblighi.
Le amministrazioni pubbliche, le autorità indipendenti, gli enti economici pubblici e vari soggetti del settore privato, inclusi quelli con almeno 50 dipendenti, rientrano in questa categoria. Questi soggetti sono chiamati ad attivare misure specifiche per la gestione delle segnalazioni di illeciti.
Whistleblowing: ambito di applicazione e adempimenti
L’ambito di applicazione del decreto copre una vasta gamma di violazioni sia a livello nazionale che dell’Unione Europea, escludendo specifiche categorie di segnalazioni.
Le aziende private con un numero di dipendenti compreso tra 50 e 249 sono tenute a istituire canali di segnalazione interna, garantendo la riservatezza e la protezione dei segnalanti.
Whistleblowing: tipologie e gestione delle segnalazioni
Le segnalazioni possono essere interne o esterne. Quelle interne prevedono diversi metodi di comunicazione, mentre le segnalazioni esterne sono gestite dall’ANAC. È fondamentale che le aziende garantiscano un corretto trattamento dei dati personali del segnalante, in linea con il GDPR e il Codice Privacy.
Misure di protezione e sistema sanzionatorio
Le aziende devono assicurare la gestione delle segnalazioni da parte di personale dedicato e formato, proteggendo l’identità del segnalante. In caso di non conformità, sono previste sanzioni pecuniarie da parte dell’ANAC e del Garante Privacy.
Implementazione di un Sistema di Whistleblowing: elementi chiave per l’efficacia e la compliance
Un sistema di whistleblowing efficace non è solo uno strumento di conformità, ma diventa parte integrante della cultura aziendale, radicandosi a tutti i livelli dell’organizzazione. Per raggiungere questo obiettivo, è fondamentale che il sistema sia progettato con specifiche caratteristiche chiave.
Accessibilità e facilità di utilizzo
Il primo aspetto cruciale è l’accessibilità: il sistema deve essere facilmente raggiungibile e utilizzabile da tutti gli utenti, inclusi i lavoratori e gli stakeholder esterni.
Questo significa fornire diverse modalità di accesso, sia digitale che fisico, e assicurare che il processo di segnalazione sia intuitivo e privo di ostacoli burocratici.
Confidenzialità e protezione dei segnalanti
La confidenzialità è un pilastro fondamentale. Ogni segnalazione deve essere ricevuta e trattata in modo che l’identità del whistleblower rimanga protetta.
Questo aspetto è essenziale per infondere fiducia nei segnalanti, assicurando loro che le loro preoccupazioni saranno prese seriamente senza rischio di ritorsioni.
Risposta rapida e gestione efficiente delle segnalazioni
Un intervento tempestivo a fronte di una segnalazione è cruciale. Una risposta rapida non solo aumenta la fiducia nel sistema, ma è anche nel migliore interesse dell’azienda, permettendo di affrontare e risolvere tempestivamente eventuali problemi.
La gestione delle segnalazioni deve quindi essere monitorata e coordinata efficacemente, garantendo un flusso costante di informazioni tra il whistleblower, la direzione e le altre parti interessate.
Reportistica trasparente e azioni correttive
Infine, il sistema deve permettere la creazione di report dettagliati e accessibili alle funzioni competenti.
Questo include la capacità di tracciare le segnalazioni, monitorare i provvedimenti presi e le azioni correttive intraprese.
La trasparenza nella reportistica consente un’analisi approfondita delle tendenze e delle aree di miglioramento.
Questo rende il sistema di whistleblowing un mezzo proattivo per promuovere un ambiente di lavoro sicuro, morale ed eticamente solido.
Cambiamento e sicurezza in azienda: I vantaggi che si ottengono grazie al sistema di Whistleblowing
Prevenzione delle frodi e delle violazioni
Il whistleblowing aiuta a identificare e prevenire frodi, corruzione e altre violazioni legali o etiche prima che possano causare danni maggiori all’organizzazione.
Miglioramento della conformità normativa
Un efficace sistema di whistleblowing assicura che l’azienda sia in linea con le leggi e i regolamenti vigenti, riducendo il rischio di sanzioni e altre conseguenze legali.
Rafforzamento dell’etica aziendale
Promuovendo un ambiente in cui i dipendenti si sentono liberi di segnalare comportamenti scorretti, le aziende rafforzano la loro cultura etica e la fiducia interna.
Riduzione dei rischi operativi e finanziari
Identificare precocemente problemi potenziali permette alle aziende di mitigare rischi che potrebbero avere impatti operativi e finanziari significativi.
Miglioramento della reputazione e della fiducia
Le aziende che adottano sistemi di whistleblowing trasmettono un’immagine di trasparenza e responsabilità, migliorando la loro reputazione sia internamente che esternamente.
Maggiore coinvolgimento dei dipendenti
Fornire un canale sicuro e anonimo per le segnalazioni può migliorare il coinvolgimento e la soddisfazione dei dipendenti, che si sentono ascoltati e valorizzati.
Quali sono invece i benefici che porta un sistema di Whistleblowing?
Difesa legale in caso di controversie
Avere un sistema di whistleblowing può fornire alla direzione prove e documentazione in caso di controversie legali, dimostrando la volontà dell’azienda di agire in maniera proattiva e responsabile.
Identificazione di aree di miglioramento
Le segnalazioni possono evidenziare aree di inefficienza o di necessità di miglioramento, permettendo alle aziende di ottimizzare processi e politiche.
Risparmio sui costi a lungo termine
Nonostante l’investimento iniziale, un sistema di whistleblowing può portare a un risparmio significativo riducendo i costi legati a frodi, sanzioni e danni alla reputazione.
Creazione di un ambiente di lavoro scuro
Contribuendo a identificare e risolvere problemi legati alla salute e alla sicurezza, il whistleblowing aiuta a creare un ambiente di lavoro più sicuro per tutti.
Conclusioni
In conclusione, l’integrazione di un sistema di whistleblowing nelle aziende non è solo una scelta etica e strategica, ma diventa un requisito imprescindibile alla luce delle nuove normative in vigore dal 17 dicembre 2023.
L’adozione di questo sistema non solo garantisce conformità e sicurezza, ma apporta anche una serie di benefici tangibili per l’organizzazione.
Affrontare questo percorso può risultare complesso, ed è per questo che farsi supportare da un team specializzato, in grado di guidare l’azienda passo dopo passo, è un’opzione da considerare seriamente.
Sei pronto a intraprendere questo viaggio verso la trasparenza e la correttezza aziendale, e desideri sfruttare appieno i vantaggi del whistleblowing?
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Un sistema ben strutturato non solo ti permetterà di rispettare le normative, ma sarà anche un passo avanti verso un futuro più sicuro e integro per la tua azienda.
