La gestione dei processi aziendali è una disciplina in cui le aziende utilizzano vari metodi come software e competenze per migliorare, misurare, ottimizzare e automatizzare le prestazioni dei processi aziendali.
Si riferisce alla gestione complessiva dei processi del flusso di lavoro. La gestione dei processi aziendali migliora continuamente i processi e allinea le funzioni che abbracciano il business, i sistemi IT, i compiti manuali e le informazioni.
Crea anche valore sia dal punto di vista aziendale che informatico, rimuovendo la logica di processo fissa dalle applicazioni personalizzate per aumentare il valore di business delle applicazioni e delle soluzioni esistenti.
Inoltre, automatizza e integra i processi di importanza critica per aumentare l’adattabilità dell’impresa e la performance dei costi.
Da un punto di vista tecnico, la gestione dei processi aziendali riduce le dimensioni, la complessità e il costo delle applicazioni.
Prima di andare nel dettaglio su come ottimizzare la gestione dei processi aziendali dobbiamo farci una domanda.
Cos’è un processo aziendale?
Il processo aziendale viene definito il complesso delle attività che, collegate tra loro, vengono eseguite in azienda trasformando alcune risorse in un prodotto finale a valore aggiunto.
Il prodotto può essere destinato ad un soggetto interno o esterno all’azienda, un cliente. I processi “primari” producono un risultato diretto percepibile dal cliente, mentre processi “di supporto” forniscono attività “di servizio” non sempre percepibili dal cliente.
La definizione di processo aziendale, e l’evoluzione che ha subito dal momento in cui fu elaborata da Adam Smith nel 1776, ha portato alla creazione di aree di studio come quelle relative all’ Operations Development, all’ Operations Management e allo sviluppo di sistemi di Business Process Management.
A loro volta, questi sistemi hanno creato un settore per il software BPM che mira ad automatizzare la gestione dei processi collegando i diversi attori coinvolti attraverso la tecnologia.
Quali sono gli step di un processo aziendale?
Un processo aziendale richiede una serie di azioni per il raggiungimento di un determinato obiettivo. I processi BPM sono continuativi, ma consentono anche di intraprendere azioni ad hoc.
I processi aziendali possono essere semplici o complessi, a seconda del numero di fasi, del numero dei sistemi coinvolti, ecc.
Possono essere di breve o lunga durata. I processi di durata più lunga tendono ad avere dipendenze multiple e necessitano di maggiore documentazione.
Anche se ogni azienda è piena di tecnologia, questa da sola non risolve tutti i potenziali problemi che possono sorgere nei processi aziendali. Deve essere preso in considerazione l’elemento umano.
Spesso, non c’è una visibilità end-to-end del processo di business di un’azienda che comprenda persone e sistemi.
Ciò comporta:
- Replicazione degli sforzi e processi inefficienti
- Ambienti di lavoro inefficienti
- Mancanza di controllo sul sistema e sugli eventi aziendali
- Flusso di dati incompleto e impreciso tra i sistemi
- Definizione incoerente delle priorità
- La gestione dei processi aziendali porta ordine in questo caos fornendo controllo e visibilità nei processi per consentire una rapida implementazione e ottimizzazione dei processi.
È importante avere in azienda anche una precisa “mappatura” dei processi. Per mappare i processi aziendali bisogna confrontarsi innanzitutto con manager e addetti al processo e classificare in maniera dettagliata ogni fase del flusso di lavoro.
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Le attività vanno disposte in maniera sequenziale. Dopo la raccolta delle informazioni per definire la descrizione del processo si procede a una modellazione del processo con modalità grafiche. La mappa consente di analizzare e monitorare costantemente il processo.
Come ottimizzare la gestione dei processi aziendali
Per ottimizzare la gestione dei processi aziendali bisogna effettuare un’analisi approfondita di attività e procedure, innescare un miglioramento costante, integrare piattaforme, migliorare il controllo di gestione con uno specifico software.
Questa strategia viene affrontata:
- eliminando attività e compiti duplicati;
- razionalizzando flussi di lavoro;
- migliorando la comunicazione tra aree, rendendo la struttura più snella e pronta al cambiamento.
Scopriamo dunque più nel dettaglio i modi per arrivare a un’adeguata ottimizzazione dei processi aziendali.
Analizzare attività e procedure
Come detto, migliorare i processi aziendali significa avere un quadro ben chiaro, definito e dettagliato di ogni singola attività.
Un’analisi delle procedure è dunque fondamentale per individuare le aree che possono essere oggetto di cambiamenti per ottenere maggiore efficacia ed efficienza nell’impiego delle risorse.
Un monitoraggio di particolari funzioni aziendali, accompagnato anche da un piccolo bilancio di funzionamento, può rivelarsi strumento prezioso per far emergere margini positivi o negativi e nello stesso tempo verificare l’andamento delle attività rispetto a budget inizialmente stabiliti.
Introdurre un processo di miglioramento costante
In secondo luogo, per arrivare a un’ottimizzazione dei processi aziendali è necessario sviluppare la capacità di riprogettare più facilmente tutte le attività, aumentando l’efficacia e l’efficienza dell’intero sistema, e arrivare a un costante processo di miglioramento.
Migliorare il controllo di gestione
Quarto punto. Anche migliorare il controllo di gestione può aiutare l’ottimizzazione dei processi, perché consente di raccogliere informazioni per l’analisi dei dati e di elaborarli in un report finale personalizzato e facilmente comprensibile.
Tra i maggiori vantaggi di un controllo di gestione ottimale c’è proprio la realizzazione di report che evidenziano il rapporto tra obiettivi prefissati e risultati conseguiti e quello tra risorse impiegate e risultati.
Questo può favorire ad esempio la distribuzione di premi di produttività.
Infine, non può essere sottovalutato il valore e l’affidabilità del supporto tecnologico.
L’utilizzo di un software che consente all’azienda di studiare le strategie più appropriate e di rilevare le conseguenze delle singole scelte.
Gestione dei processi aziendali e digitalizzazione
La digitalizzazione dei processi aziendali porta al cambiamento culturale, organizzativo e operativo di un’azienda.
Questo attraverso l’integrazione consapevole di tecnologie, processi e competenze digitali attraverso tutti i processi aziendali in modo graduale e strategico.
La trasformazione digitale in merito alla gestione dei processi aziendali sfrutta le tecnologie per creare valore e nuovi servizi per tutti i soggetti connessi all’azienda (sia i clienti che i dipendenti), innovare e acquisire nuove capacità per adattarsi rapidamente ad un mondo del business in continua evoluzione.
I valori di velocità, produttività, agilità e scalabilità sono al centro della digitalizzazione delle imprese.
Nonostante questo, esistono molti luoghi comuni sulla trasformazione digitale che possono creare confusione alle aziende che stanno considerando questo processo.
Utilizzare le tecnologie digitali non rappresenta più soltanto un vantaggio competitivo o una strategia di crescita volontaria.
Rappresenta un must per qualsiasi azienda in tutti i settori, sia lato B2B che B2C. Anche le aziende in settori non tecnologici come l’agricoltura o l’edilizia stanno abbracciando attivamente i progressi tecnologici. E il motivo è ormai evidente.
Come digitalizzare la gestione dei processi aziendali
Una volta compresa l’essenza della digitalizzazione aziendale è importante passare all’azione e, per farlo, è necessario capire come agire.
Le aziende, infatti, non possono introdurre trasformazioni tecnologiche nei loro modelli di business e nei loro mercati da un giorno all’altro.
Si tratta di un processo graduale, costruito su analisi ed esperimenti continui.
Questo processo è diverso per ogni azienda e dipende da:
- Tipo di business
- Posizionamento nel mercato
- Clientela o dalla nicchia a cui si rivolge
- Relazioni con i clienti
- Fase di crescita
- Struttura del personale
Tuttavia, esiste una strategia unificata che raccoglie i passi chiave della trasformazione digitale, i quali sono più o meno gli stessi per ogni azienda.
Si tratta di pietre miliari che permettono alle imprese di creare approcci unici basati sui dati dei loro clienti e dipendenti.
Gestione dei processi aziendali e analisi del business
Quando un’azienda inizia il suo viaggio verso la digitalizzazione dei processi, il suo team deve comunque continuare a portare avanti le operazioni quotidiane: assistenza clienti gestione HR, consegna dei prodotti, elaborazione degli ordini, logistica, ecc.
È fondamentale, quindi, assicurarsi che la digitalizzazione non interferisca con l’esperienza di clienti e dipendenti.
Come puoi prepararti ad una transizione digitale in modo efficace e senza problemi?
- Investi in ricerca: definisci cosa implica la digitalizzazione per la tua azienda quali risorse richiede al tuo team.
- Individua i tuoi punti deboli: delinea le aree della tua azienda che hanno più bisogno di essere digitalizzate. Molti indizi su come procedere arrivano dopo aver condotto una valutazione approfondita del feedback dei clienti e dipendenti.
- Prioritizza la soddisfazione di clienti e dipendenti: il fatto che stai puntando crescere e migliorare non dovrebbe distrarre la tua azienda dalle questioni più ordinarie. I clienti hanno bisogno di continuare a ricevere un servizio adeguato e, allo stesso modo, i dipendenti necessitano di supporto e partecipazione continua.
Una volta definiti questi punti chiave, la tua azienda può iniziare a porre le basi per la scelta dei metodi di digitalizzazione aziendale, mantenendo funzionante la struttura operativa.
Preparazione a livello di team
Come puoi condurre il tuo team attraverso il percorso di digitalizzazione della tua azienda?
- Sostieni le tue affermazioni con delle statistiche: prima di iniziare a convincere gli altri su una particolare strategia, è necessario assicurarsi che si stia andando nella giusta direzione. Un buon punto di partenza è esplorare le tendenze del mercato, le statistiche dei concorrenti, trovare riferimenti e raccogliere i tuoi dati.
- Incoraggia i dipendenti a condividere le loro esperienze: i membri dei tuoi team possono aggiungere la loro prospettiva particolare sui punti deboli, quelli che potresti non considerare subito.
- Assegna un ruolo nel processo di digitalizzazione ad ogni membro del team: una persona potrà essere responsabile di fornire i dati dei clienti, altri controlleranno la logistica, altri possono tenere sotto controllo l’onboarding digitale per la corretta integrazione dei nuovi dipendenti, mentre qualcuno terrà traccia dei cambiamenti necessari a livello HR durante il processo di trasformazione.
Per tenere traccia dell’opinione dei tuoi dipendenti, assicurati di fissare riunioni regolari con l’intero team, non solo con i più esperti.
Ovviamente coinvolgere più persone porta a tempi più dilatati, ma è un investimento a lungo termine che vale davvero la pena fare.
Definizione della strategia di digitalizzazione aziendale
Una volta identificate le aree da cui iniziare e dopo aver introdotto il tuo team al processo, è il momento di iniziare a pianificare i cambiamenti reali.
È necessario elaborare sia una strategia globale, che punti ad una digitalizzazione completa, sia sottoinsiemi più piccoli e dedicati specificatamente ad aspetti particolari.
Come puoi definire la tua strategia?
- Definisci i tuoi obiettivi: gli obiettivi dovrebbero essere sia tecnologici (un sito web, un app o un chatbot) che finanziari (quali saranno il ritorno e la crescita previsti) che organizzativi (miglioramento concreto della gestione di clienti e dipendenti).
- Discuti i KPI: monitora i compiti di ognuno definendo gli obiettivi, la quantità settimanale di lavoro che vorresti eseguire o controllando se il team soddisfa i KPI aziendali che hai fissato.
- Tieni d’occhio i concorrenti: è importante analizzare le strategie dei concorrenti che stanno avendo successo e prenderne spunto. Fonte: Factorial
Conclusioni
La capacità analizzare tutti gli eventi del processo è un elemento che facilita l’ottimizzazione e l’integrazione dei processi.
Ovviamente, più i dati sono importanti e numerosi, più è possibile essere precisi. Questa è una funzionalità molto interessante per chi ha un ruolo di gestione dei team o, più in generale, di gestione di un determinato processo e per il quale deve garantire livelli di servizio adeguati.
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Dopo un’analisi preliminare andremo a costruire un percorso su misura per migliorare eventuali criticità in merito alla gestione dei processi aziendali ed ottimizzarli grazie alla digitalizzazione.
