Budget aziendale: sai esattamente cos’è e come ottimizzarlo?

Il budget aziendale è uno degli strumenti più rilevanti per il controllo di gestione di un’azienda.

È un fattore decisamente importante per qualsiasi organizzazione. Va subito chiarito un aspetto fondamentale: quando si parla di budget aziendale non ci si riferisce alla somma di denaro che è a disposizione di un’azienda per svolgere la sua attività.

L’argomento, come si può immaginare, è più complesso e ricco di sfaccettature.

Il budget aziendale è un documento di natura contabile che le aziende, così come gli enti pubblici, sono tenuti a redigere in via preventiva.

Questo gli permette di stabilire una previsione relativa all’andamento economico-finanziario dell’azienda.

In esso sono contenuti gli obiettivi che si vogliono conseguire, le risorse che serviranno a tale scopo, e i mezzi che dovranno essere utilizzati per impiegarle.

Nel budget vengono riportate le previsioni di spesa di un’organizzazione in un dato periodo di esercizio per il conseguimento di un determinato risultato.

Di qui, la ragione per cui questo sia anche noto con l’espressione ‘budget’ di previsione.

Quando parliamo di budget aziendale dobbiamo considerare il fatto che questa parola ha ben tre declinazioni che esprimono differenti dimensioni racchiuse nel budget aziendale:

• Il budget operativo che è il documento che raccoglie i valori contenuti nel conto economico preventivo. Ha come scopo quello di misurare i budget che si riferiscono a funzioni aziendali specifiche e ben definite.
• Abbiamo il budget economico che è il documento che costituisce la previsione del risultato della gestione di un certo periodo. Rappresenta inoltre lo strumento di programmazione aziendale che evidenzia gli obiettivi economico-finanziari da realizzare nel prossimo esercizio.
• Infine parliamo di budget finanziario che invece, definisce l’insieme dei flussi finanziari derivanti dalle previsioni economiche fatte, più gli investimenti e la cassa, altri due elementi molto importanti per realizzare la programmazione finanziaria, un punto davvero cruciale del budgeting.

Dopo aver dato una prima definizione andiamo nello specifico di questi tipi di budget.

Voglio che anche questo articolo sia per te una guida per conoscere un altro elemento fondamentale che controlla lo stato di salute della tua azienda.

Budget aziendale – operativo

il budget operativo adotta uno schema molto simile al budget economico, ma fa riferimento alle funzioni aziendali specifiche.

Rappresenta, infatti, lo spaccato dei valori che poi vanno a confluire all’interno dei budget economici e finanziari. Per fare alcuni esempi di budget operativo possiamo menzionare:

• relativo alle spese di marketing
• Budget degli investimenti
• Budget delle vendite
• relativo agli investimenti sulla formazione interna
• quello di manutenzione

Indicatori nel budget operativo

Ci sono indicatori importanti nella misurazione e valutazione della profittabilità del business e della capacità produttiva.

Tra questi citiamo l’efficienza macchina e l’efficienza uomo, ovvero il livello di performance delle linee produttive e degli operatori addetti alla produzione.

I sistemi gestionali moderni, cosiddetti ERP, sono ottimi strumenti per impostare e monitorare l’andamento della produzione, il costo del prodotto e la marginalità.

Se alimentati correttamente, questi software sono validi supporti nell’elaborazione del budget operativo.

E non solo! Limitando il ricorso alla costruzione di file excel, a matriosca e tabelle spaventosamente grandi per la predisposizione della reportistica delle vendite e dei costi di produzione.

La mole di lavoro iniziale necessaria per introdurre questi sistemi gestionali può essere notevole, ma con un approccio di medio-lungo termine, la qualità di analisi dei dati ne gioverà sensibilmente!

Bene, siamo così arrivati alla determinazione del Gross Margin, ovvero il margine lordo.

Da qui è tutto in discesa, a piece of cake.

Passiamo infatti alla stima di quei costi che per gli imprenditori sono tendenzialmente un inutile appesantimento, superflui e sempre troppo onerosi di questo parleremo in altra sede, per ora rimaniamo sui nostri costi di struttura.

Per citarne qualcuno: stipendi degli amministrativi, spese legali, spese bancarie, costi di revisione, assicurazioni societarie.

Partiamo dal consuntivo e stimiamo i costi di budget operativi sulla base dei cambiamenti conosciuti o attesi dei prossimi 12 mesi.

Qui abbiamo ripercorso a grandi linee la procedura volta alle determinazione del budget operativo di un’azienda già avviata, con uno storico di dati ed esperienza a disposizione da cui trarre indicazioni per formulare le migliori stime possibili del futuro.

Ovviamente tutto cambia per le start-up, che si trovano a pianificare e programmare un business partendo da zero.

In questo caso sarà fondamentale raccogliere dati su trend di mercato, sui competitors, sulle tendenze dei consumatori, individuando il proprio target e il posizionamento del prodotto.

I canali distributivi più efficaci, nonché le azioni commerciali più idonee (e possibili) che consentano di valorizzare l’offerta.

Molta attenzione in questa fase sarà da porre sulla determinazione del punto di pareggio, Break Even Point.

In questo modo si può intervenire prontamente per il recupero della marginalità e la generazione di Cash Flow positivo, garantendo il recupero dell’esborso iniziale sostenuto.

Ora che ti ho spiegato il budget operativo e la sua importanza passiamo a quello economico

Budget economico

Il budget economico costituisce la previsione del risultato della gestione di un certo periodo, solitamente l’anno, e la programmazione dei fatti che su quel risultato possono incidere.

Perché ciò si realizzi, lo strumento del conto economico classico utilizzato ai fini civilistici non è adeguato.

È invece indispensabile utilizzare un conto economico gestionale dove i costi sono suddivisi in variabili e fissi raggruppandoli per centro di costo e dove sia espresso il margine di contribuzione delle varie linee di prodotti.

Questo sistema si chiama “direct costing”, ovvero si imputano ai prodotti solo i costi effettivamente a carico, mentre i costi di struttura si considerano a carico di tutti i prodotti senza distinzione alcuna.

Il budget economico viene determinato con la seguente sequenza:

• budget delle vendite (a quantità e valore, e suddivisi mensilmente);
• definizione dei centri di costo e distinzione tra centri variabili (proporzionali al volume di produzione o di vendita) e fissi (invariabili rispetto alla produzione o vendita). Centri variabili sono: produzione – assistenza tecnica – installazione e collaudi. Quando parliamo di centri fissi sono invece: ufficio vendite – contabilità clienti – amministrazione – direzione generale – direzione tecnica – ufficio tecnico – servizi generali – ammortamenti/affitti – oneri finanziari
• calcolo dei costi di ciascun centro (analizzando le singole voci di costo);
• definizione del costo orario di produzione (per il centro di produzione e altri eventuali centri variabili);
• assorbimento dei costi di produzione per ciascun prodotto o linea di prodotti (normalmente in funzione delle ore di mano d’opera impiegate);
• assorbimento dei materiali per ciascun prodotto o linea di prodotti (determinati in funzione dei prodotti e della loro distinta tecnica);
• determinazione del margine di contribuzione (ovvero del guadagno lordo di ciascun prodotto o linea di prodotti);
• determinazione degli oneri finanziari, in funzione del budget finanziario (in mancanza del budget finanziario gli oneri potranno essere stimati in base all’esposizione bancaria media);
• calcolo del reddito prima delle imposte.

Passiamo adesso al budget finanziario per completarne il quadro andiamo ad analizzare il budget finanziario.

Budget finanziario

Il Budget Finanziario rappresenta il punto centrale del processo di budgeting dal momento che determina la coerenza sostanziale e la fattibilità finanziaria dell’insieme dei programmi di azione settoriali e viene suddiviso in due prospetti:

• il budget delle fonti e degli impieghi, meglio noto come rendiconto finanziario a preventivo, in cui si contrappongono i fabbisogni di finanziamento alle fonti di risorse finanziarie. I fabbisogni di finanziamento sono costituiti da investimenti e piani di rimborso dei finanziamenti, nonché da altri fabbisogni connessi con uscite finanziarie. Le fonti di risorse sono connesse, innanzitutto, alla produzione di cash flow da parte della gestione caratteristica, a cui vanno aggiunte altre entrate finanziarie e le ipotesi di copertura di eventuali eccedenze degli impieghi sulle fonti;
• il budget di tesoreria (o di cassa) che esprime il livello di compatibilità di una certa politica di investimento sotto il profilo della coerenza fra i tempi di erogazione delle entrate rispetto alle uscite. In altri termini esso è costituito da una tempificazione “mensile” (o di durata diversa) delle entrate e delle uscite, raggruppate secondo la provenienza, in modo da verificare un coordinamento ex ante delle fonti con gli impieghi di risorse finanziarie.

Il processo di costruzione del budget finanziario consente di realizzare una sintesi di quelle che sono le grandezze economico-finanziarie significative della gestione in modo da poter trarre le indicazioni necessarie a formulare le politiche finanziarie ritenute coerenti con le strategie dell’azienda.

Infatti, se un fabbisogno di risorse eccede rispetto ai finanziamenti previsti, attraverso la costruzione di un budget finanziario efficace, è possibile valutare l’impatto delle diverse politiche sui conti dell’impresa.

Dopo aver analizzato nello specifico i tre tipi di budget che insieme rappresentano il budget aziendale voglio spiegarti come poterlo fare in modo semplice.

Il tuo Budget aziendale: come farlo in soli 4 step

Semplifica il tuo prospetto contabile.

La riclassificazione del Conto Economico è un passaggio fondamentale. Ti sfido infatti a cercare di costruire un Budget partendo dal tuo piano dei conti.

Quando i dati e le descrizioni sono tante, leggere i numeri diventa faticoso, e soprattutto inconcludente. La riclassificazione conduce invece a un ordine semplice, veloce da comprendere e facile da interpretare.

Ricordati sempre che sei un imprenditore e non un contabile: hai bisogno di informazioni rapide e chiare per prendere decisioni.

Budget aziendale: basati sul Passato

Se impari a far tesoro delle esperienze passate, saprai organizzare le tue risorse in modo più adeguato. È come partire per un viaggio. Se metti in valigia le cose all’ultimo momento, senza nemmeno sapere dove vai, ti stai affidando al caso. I disagi causati da questa abitudine sbagliata ti faranno capire che dovevi organizzarti meglio, ma sarà oramai troppo tardi.

Predisporre un Budget significa pensare ai prossimi 12 mesi. Per certi versi, un Budget somiglia proprio alla programmazione di un viaggio, quasi sempre simile ai viaggi degli anni precedenti.

Per creare il tuo Budget, puoi infatti basarti sui valori dell’ultimo anno, immaginando che il nuovo esercizio andrà più o meno allo stesso modo. In effetti, dopo la riclassificazione, se osservi gli ultimi 2-3 anni, ti accorgerai che molte voci puoi stimarle già a inizio anno. Guarda per esempio le voci in verde nella tabella sotto.

La stima sui costi di produzione va fatta su base percentuale, sempre osservando i valori percentuali degli anni precedenti.

Procedendo in questo modo, l’unica variabile da stimare sono i ricavi.

Quando hai preso confidenza con il Budget, a quel punto puoi anche ipotizzare due scenari: positivo o negativo.

Colloca le risorse e coinvolgi i tuoi collaboratori

Se non prepari un Budget, ti manca uno schema che orienti le tue spese annuali. Così rischi di accorgerti solo a fine anno di aver speso troppo in certe aree e di averne trascurate altre.

Il Budget ti impone invece una riflessione attenta. Ti obbliga ad avere una visione d’insieme, e dunque a suddividere le risorse in modo più equilibrato.

Agire in anticipo, dotandoti di uno schema, porta diversi vantaggi, tra cui:

• sapere quanto è corretto spendere per una certa iniziativa, rispettando l’equilibrio complessivo dei programmi aziendali.
• dare informazioni chiare e maggiore responsabilità ai tuoi collaboratori. In questo modo li stimoli a trovare insieme a te le soluzioni migliori all’interno del Budget predefinito.
• programmare progetti in cantiere da una vita. Definire un plafond e coinvolgere i collaboratori si rivela spesso utile per sbloccare attività colpevolmente ferme da anni.

Suddividi il Budget aziendale in frazioni e controllalo periodicamente

Così come la programmazione ti dà un beneficio indiscusso, lo stesso vale per il controllo.

Nel corso dell’anno, il Budget ti offre un punto di riferimento per verificare l’andamento rispetto ai programmi iniziali.

Per esempio, le aziende strutturate fanno analisi degli scostamenti ogni mese. Le piccole imprese possono limitarsi a fare un controllo trimestrale.

Che devi fare a livello operativo? Dividi il Budget in 4 parti. Poi, a ogni trimestre, fa’ confronti con i risultati reali. Se i risultati sono:

• in linea con il Budget significa che tutto va secondo i piani, la situazione è sotto controllo
• migliori rispetto alle attese significa che sei stato prudente, adesso puoi anche ampliare alcune spese o anticiparne altre
• inferiori rispetto al Budget dovrai ridimensionare alcune spese e temporeggiare su quelle meno importanti.

Detto questo voglio chiudere con alcuni consigli utili per predisporre il tuo budget aziendale.

• Prepara il Budget verso fine anno. Novembre e dicembre sono i mesi ideali.
• Coinvolgi i tuoi collaboratori. Più teste funzionano meglio di una. Troverai soluzioni che a te non sarebbero venute in mente.
• Dividi il Budget in trimestri. Proprio come in un viaggio, è bene suddividere il tuo Budget in tappe.
• Ricordati delle stagionalità. Se chiudi ad agosto oppure hai dei picchi di ricavi o costi durante l’anno, tienili in conto.
• Redigi un documento scritto per il tuo Budget. Il Budget è a tutti gli effetti una sorta di bilancio anticipato. Dagli quindi la stessa importanza, e archivialo nella stessa cartella del bilancio.

Spero vivamente che questo articolo sia stato una guida per farti capire al cos’è il budget aziendale e soprattutto come poterlo redigere al meglio.

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